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membre du groupeApertiaDraivix

01Traiter les documents

Traitement automatisé par IA des factures et documents

Dans la plupart des entreprises, quelqu’un passe du temps chaque jour à ressaisir dans le système les données issues de fichiers PDF : numéro de facture, fournisseur, montant, date d’échéance, lignes d’articles. Le système peut prendre ce travail en charge.

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Traiter les documents

02À quoi cela ressemble aujourd’hui

Aujourd’hui

  1. 1Les factures arrivent de partoutLes factures vous parviennent par e-mail, par courrier postal et via la boîte de données tchèque (ISDS). Vous n’avez pas d’endroit unique où les centraliser.
  2. 2Les factures passent de main en mainQuelqu’un doit télécharger, imprimer ou transférer chaque facture à la comptabilité avant que quiconque puisse réellement la traiter.
  3. 3Ressaisir chaque facture une par uneQuelqu’un saisit manuellement dans le système le numéro de facture, le fournisseur, le montant, la date d’échéance et les lignes d’articles, facture après facture.
  4. 4Validations par e-mail et sur papierLes factures sont approuvées par e-mail ou par une signature sur papier, si bien que l’approbation n’est jamais enregistrée avec le document dans le système.
  5. 5La chasse aux justificatifs en fin de moisÀ la fin de chaque mois commence la chasse aux documents manquants : déterminer ce qui manque et qui l’a en sa possession.

Et comment cela fonctionne avec Draivix

Avec Draivix

  1. 1

    Les documents arrivent au même endroit

    Les factures et documents reçus par e-mail et via la boîte de données tchèque (ISDS) sont centralisés dans le système, et non dans des boîtes de réception personnelles.

  2. 2

    L’IA lit les données

    À partir d’un PDF ou d’un document numérisé, elle extrait le fournisseur, le numéro d’identification de l’entreprise, le numéro du document, les dates, les montants et les lignes d’articles. Elle prend également en charge les documents électroniques au format tchèque ISDOC.

  3. 3

    Vérification et rapprochement

    Le système rapproche le document du fournisseur ainsi que du bon de commande ou de l’affaire correspondante, et signale tout écart.

  4. 4

    Validation en un clic

    La personne responsable reçoit le document à valider directement accompagné d’un aperçu de l’original. L’auteur et la date de la validation restent enregistrés sur le document.

  5. 5

    Transmission à la comptabilité

    Une fois validé, le document est transmis à la comptabilité dans Draivix ou vers votre logiciel comptable, tel que Pohoda.

03Moins de routine, plus de valeur

Le système gère la routine. Vos équipes se concentrent là où elles sont indispensables.

  • Le dernier mot sur chaque document

    Les collaborateurs responsables approuvent les documents et traitent les exceptions. L’IA prépare les données et un brouillon, tandis que l’humain garde le dernier mot.

  • Le comptable garde la maîtrise de la période

    Le comptable vérifie et clôture la période comptable, en se concentrant sur la véritable comptabilité plutôt que sur la ressaisie de données.

  • Les paiements restent entre les mains de la direction

    La direction de l’entreprise décide des paiements. Le système lit et prépare les documents ; l’humain décide des mouvements financiers.

Ce qui compose la solution

  • L’IA lit les documentsExtrait le fournisseur, le numéro d’entreprise, le numéro du document, les dates, les montants et les lignes d’articles à partir d’un PDF ou d’un scan.
  • Factures reçues et documentsLes documents reçus par e-mail et via la boîte de données tchèque (ISDS) sont centralisés dans le système.
  • ISDOC et boîte de données tchèque (ISDS)Le système reçoit les documents de la boîte de données tchèque (ISDS) et prend en charge les documents électroniques au format ISDOC.
  • Intégration comptable PohodaUne fois approuvé, le document est transmis à votre logiciel comptable, tel que Pohoda.
  • Approbation des documentsLa personne responsable approuve le document tout en consultant l’original, et le système enregistre qui l’a validé et quand.
Comment nous adaptons le système à vos besoins

04Questions fréquentes

Vous avez des questions ? Voici les réponses.

L’IA comptabilise-t-elle les factures de manière totalement autonome ?

Nous ne le recommandons pas et nous ne le configurons pas ainsi. L’IA prépare les données et un brouillon, puis une personne valide le document. La saisie manuelle est éliminée, mais le contrôle humain demeure.

Devons-nous changer de logiciel comptable ?

Non. Draivix intègre sa propre comptabilité tchèque, mais peut également transmettre les documents au logiciel comptable que vous utilisez déjà. Nous verrons ensemble lors d’un rendez-vous ce qui est le plus pertinent pour votre entreprise.

05Ce que Draivix peut aussi prendre en charge

Particulièrement utile dans les secteurs : Commerce de gros et distribution, Entreprises fonctionnant par projet

Commençons ensemble

Expliquez-nous comment fonctionne votre entreprise.

Nous vous montrerons à quoi pourrait ressembler un système qui prend en charge une partie de ce travail.

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