Facturation des services et maintenance préventive

02Ce que fait le module

• Facturation basée sur le travail réelConvertissez un dossier de service en brouillon de facture. Les lignes sont générées à partir des minutes travaillées au tarif applicable, des déplacements et du matériel sorti, afin de facturer exactement ce qui a été réalisé.
• Plusieurs dossiers de service, une seule factureRegroupez les dossiers de service sélectionnés d'un même client sur une facture consolidée dans une seule devise. Le client ne reçoit pas une facture distincte pour chaque visite et vous consacrez moins de temps à la facturation.
• Aucun dossier de service facturé deux foisChaque dossier de service ne peut avoir qu'une seule facture, et toute nouvelle tentative renvoie la facture existante. Un client ne sera jamais facturé deux fois par erreur pour la même prestation.
• Facturez aussi le temps saisi sur les tâchesLorsque les travaux de service sont suivis par le biais de tâches, le dossier de service est facturé en fonction du temps enregistré sur ces tâches. La facturation s'adapte à la façon dont votre équipe saisit réellement son travail.
• Stock camionnette déduit par bon de sortieLe matériel utilisé lors d'une intervention est sorti du stock de la camionnette du technicien via un bon de sortie standard, avec les numéros de série. Vous n'avez pas à ressaisir manuellement le matériel sur la facture.
• Contrôles périodiques sous maîtriseUn plan de maintenance préventive associe un équipement à une périodicité mensuelle, un créneau privilégié et une liste de contrôle. Les inspections régulières de vos clients restent planifiées bien à l'avance.
• Les clients confirment eux-mêmes leurs rendez-vousUn collaborateur partage un lien signé permettant au client de confirmer, refuser ou reporter le rendez-vous. Ce lien n'est jamais envoyé automatiquement par e-mail.
• Les dates confirmées deviennent des ordres de travailÀ la date prévue, le système crée automatiquement un dossier de service et un ordre de travail à partir d'un plan confirmé. Une inspection convenue ne reste jamais oubliée dans le calendrier et passe directement dans la file des travaux à réaliser.
• Échéances SLA sous surveillance permanenteToutes les 15 minutes, le système met à jour le statut SLA (délai d'intervention convenu) des dossiers de service ouverts : dans les temps, échéance proche ou en retard. Vous repérez les échéances critiques bien à l'avance.
• Livraison avec signature et factureGérez la livraison des marchandises d'une commande client comme une intervention sur site. Dès que le client signe, le système génère un bon de livraison et une facture, vous évitant toute saisie administrative ultérieure.
• Identifiez l'origine de chaque pièceLors du remplacement d'une pièce, le rapport d'intervention enregistre les numéros de série de la pièce retirée et de la pièce installée. Chaque numéro de série renvoie à l'achat fournisseur, ce qui simplifie les recours en garantie.
• Vue d'ensemble claire des réclamations fournisseursChaque réclamation fournisseur porte un statut allant de « nouveau » à « clôturé ». Vous voyez d'un coup d'œil ce qui a été envoyé, ce que le fournisseur a approuvé ou refusé, et ce qui nécessite encore un suivi.
• Travaux d'atelier et véhicules répertoriésLes ordres de travail d'atelier, les demandes de matériel et les véhicules sont conservés sous forme de fiches de suivi dont les statuts sont mis à jour manuellement, regroupant ainsi toutes les informations associées au même endroit.
• Véhicules réservés pour chaque intervention sur siteRéservez directement un véhicule pour une intervention sur site. Chacun sait à l'avance quelle voiture est attribuée au déplacement, sans improvisation de dernière minute.

05Questions fréquentes