Gestion des contrats

02Ce que fait le module

• Contrats, NDA et commandes réunisCréez chaque document avec le type contrat, NDA (accord de non-divulgation), avenant ou commande. Vous regroupez tous les accords clients dans un registre unique.
• Sachez ce qui est actuellement en vigueurChaque contrat possède le statut brouillon, valide, invalide, en révision ou archivé. La date d'archivage est renseignée et effacée automatiquement en fonction du statut, afin que vous voyiez toujours où en est chaque contrat.
• Des contrats reliés aux ventesAssociez un contrat à une entreprise, des contacts, un responsable, un projet et un devis. Depuis n'importe quel contrat, vous accédez directement aux interlocuteurs et à l'affaire concernés.
• Chaîne d'avenants traçableChaque avenant doit obligatoirement faire référence aux contrats qu'il modifie. Vous pouvez à tout moment retracer quel document a modifié quoi et comment l'accord a évolué.
• Totaux calculés automatiquementLes lignes de contrat peuvent faire référence à des produits. Le système calcule automatiquement le montant remisé et le poids, vous évitant ainsi tout calcul manuel.
• Vue d'ensemble des paiements planifiésL'échéancier de paiement suit les règlements prévus et indique pour chacun s'il est payé ou non payé. Ce module n'émet pas de factures à partir de l'échéancier ; la facturation a lieu dans le module Comptabilité.
• Chaque brouillon a sa propre versionVous importez le texte du contrat sous forme de fichier PDF, DOC ou DOCX, et chaque envoi reçoit le numéro de version suivant. Le contrat affiche toujours la dernière version, pour que vous ne travailliez jamais sur une rédaction obsolète.
• Chaque modification a son explicationÀ partir de la deuxième version, une note de modification est obligatoire lors de l'importation. Même plusieurs mois plus tard, l'historique indique clairement ce qui a changé dans le contrat et pourquoi.
• Le texte verrouillé reste inchangéUne version verrouillée ne peut plus être modifiée, et toute modification ultérieure crée une nouvelle version. Vous pouvez toujours prouver la formulation exacte dans laquelle un contrat a été soumis pour approbation, envoyé pour signature ou signé.
• Aucune révision ne passe entre les mailles du filetLorsqu'un contrat passe en révision, la personne responsable reçoit une notification dans l'application. Elle sait immédiatement que le contrat l'attend, et personne n'a besoin de la relancer séparément.
• Dates et emplacement de l'original consignésSur chaque contrat, vous enregistrez la période de validité, le délai de préavis, le renouvellement automatique et le lieu de stockage de l'original papier. Ces informations sont conservées à titre de référence ; le système n'envoie pas de rappels et n'effectue pas le renouvellement lui-même.
• Contrats rattachés aux fiches d'entreprise et de projetVous consultez la liste des contrats directement sur la fiche de l'entreprise et sur le projet. Chaque fois que vous traitez avec un client ou travaillez sur une affaire, les accords signés sont à portée de main sans avoir à chercher dans le registre.
• Les 12 fonctionnalités réunies dans un seul module

05Questions fréquentes