Gestion des absences et des congés

02Ce que fait le module

• Visualisez les heures dès la demande de congéLors de la création d'une demande d'absence, le collaborateur voit immédiatement un aperçu du nombre d'heures nécessaires, calculé à partir de son calendrier de travail sans aucun calcul manuel.
• Aucun chevauchement de demandesSi une nouvelle demande chevauche une autre demande active, le système la rejette, de sorte que les approbateurs n'ont jamais à départager deux demandes pour les mêmes dates.
• Les administrateurs peuvent aussi soumettre des demandesUn administrateur disposant des droits sur tous les enregistrements peut créer une demande au nom d'un collaborateur, garantissant que l'absence est bien enregistrée même lorsque le collaborateur ne peut pas la soumettre lui-même.
• On sait toujours clairement qui décideLes demandes sont validées par le responsable direct, toute personne située plus haut dans l'organigramme ou des approbateurs désignés pour l'ensemble des collaborateurs — ainsi, les décisions ne sont jamais bloquées par une seule personne.
• Approuver, refuser, renvoyer ou annulerUn approbateur peut approuver, refuser, renvoyer pour complément ou annuler une demande et joindre une note à chaque décision, afin que le collaborateur sache toujours où en est sa demande et pourquoi.
• Chaque décision reste traçableChaque décision est enregistrée dans un historique immuable — qui a décidé, quand et avec quelle note — pour que vous n'ayez jamais à fouiller dans vos e-mails si des questions se posent plus tard.
• Une décision finale reste finaleDans les paramètres, vous choisissez si une demande déjà approuvée ou refusée peut faire l'objet d'une nouvelle décision. Lorsque les modifications sont désactivées, une décision validée ne peut plus être modifiée.
• Les demandes notifient automatiquement l'approbateurL'approbateur reçoit une notification dans l'application lors d'une nouvelle demande — ainsi qu'un e-mail si l'option est activée — évitant au collaborateur d'avoir à le relancer séparément.
• Tout se met à jour dès l'approbationEn une seule étape, l'approbation crée l'enregistrement d'absence, inscrit la présence pour les jours concernés et recalcule le solde d'heures. Personne n'a besoin de ressaisir les mêmes données ailleurs.
• Les absences directement dans OutlookAvec la connexion à Outlook, l'absence est publiée dans le calendrier et retirée en cas d'annulation, afin que les collègues voient qui est absent directement là où ils planifient leur journée.
• Les e-mails ne restent jamais dans une boîte sans surveillancePendant l'absence d'un collaborateur, les nouveaux e-mails entrants sont transférés vers l'adresse partagée de son équipe. Vous activez cette fonction équipe par équipe — jamais pour toute l'entreprise d'un coup — afin que les collègues puissent prendre le relais sur les messages entrants.
• Suivi automatique des soldes de congésLe 1er janvier, le système reporte les congés non pris sur la nouvelle année, et le 30 juin, il supprime les heures reportées qui n'ont pas été utilisées d'ici là. Vous n'avez pas à suivre les soldes de congés manuellement.
• Conditions d'approbation personnaliséesVous pouvez ajouter une condition d'approbation personnalisée pour votre entreprise, comme un certificat médical pour un arrêt maladie prolongé. Tant que la condition n'est pas remplie, l'approbation ne sera pas validée.
• Les 13 fonctionnalités réunies dans un seul module

05Questions fréquentes