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membre du groupeApertiaDraivix

01Communication · module

E-mails reliés au CRM et aux commandes

Les messages sont automatiquement rattachés aux clients et un seul clic transforme un e-mail en tâche ou en prospect

DisponibleRéserver une consultation
  • E-mail
  • Fil de discussion
  • Contact
  • Entreprise
  • Prospect
  • Tâche
  • Rendez-vous
  • Document
12
fonctionnalités
8
types d’enregistrements
4
automatisations
4
intégrations et outils IA

02Ce que fait le module

Moins de routine. Plus de valeur.

Draivix associe chaque message entrant à un contact, une entreprise ou un prospect selon l'adresse de l'expéditeur, et peut relier l'intégralité du fil de discussion à un projet, un ticket, une tâche ou une facture. En un clic, vous pouvez créer une tâche, un rendez-vous, un prospect, un contact, une entreprise ou un document directement depuis un e-mail. Les équipes commerciales, le support et la direction consultent l'ensemble de la correspondance client sans avoir à se transférer des e-mails.

  • Chaque message trouve son clientLes messages entrants sont associés, selon l'adresse de l'expéditeur, à un contact, une entreprise ou un prospect. Vous consultez la correspondance directement dans l'historique de la fiche.
  • Tout le fil de discussion sur le bon dossierRattachez un fil de discussion complet à un projet, un ticket, une tâche, une facture ou toute autre fiche. Les accords passés avec les clients restent liés au travail concerné, au lieu de rester enfouis dans une boîte de réception personnelle.
  • Les messages suivants se classent tout seulsDès qu'un fil de discussion est relié à une fiche, chaque message suivant dans cet échange hérite du lien. Personne n'a besoin de rattacher manuellement les nouvelles réponses.
  • Les réponses reviennent sur la commandeLes messages sortants comportent un en-tête faisant référence aux fiches auxquelles ils appartiennent. Lorsque le client répond, ces liens sont rétablis et la réponse arrive directement sur la même commande ou le même projet.
  • Transformez directement vos e-mails en actionsCréez une tâche, un rendez-vous, un prospect, un contact, une entreprise, un document ou un modèle directement à partir d'un message. Les demandes des clients ne se perdent plus parmi les e-mails lus et vous ne ressaisissez jamais les données.
  • Rendez-vous préremplis à partir des invitationsLorsqu'un e-mail contient une invitation .ics, les détails du rendez-vous sont préremplis automatiquement. Vous n'avez plus à recopier manuellement les informations dans votre agenda.
  • Les demandes du site web capturées comme prospectsSi votre site web envoie les demandes par e-mail, Draivix crée un prospect à partir de la notification du formulaire web selon les règles de votre boîte de réception. L'équipe commerciale n'a plus à copier-coller les demandes depuis ses e-mails.
  • Rattrapez les anciennes demandes rétroactivementVous pouvez aussi exécuter les règles de création de prospects sur des e-mails plus anciens. Les demandes arrivées avant la mise en place des règles sont traitées exactement de la même manière que les nouvelles.
  • Un seul message, plusieurs fichesLors de la rédaction d'un nouveau message, vous pouvez associer jusqu'à dix fiches connexes. Un e-mail qui concerne plusieurs commandes se retrouve ainsi facilement dans chacune d'elles.
  • Confidentialité préservée et accès sur demandeUn collaborateur n'ayant pas accès à une boîte de réception voit un message verrouillé dans l'historique de la fiche, avec uniquement les informations de base, et peut demander à en consulter le contenu. Le propriétaire approuve la demande et garde ainsi le contrôle sur sa messagerie.
  • Des boutons adaptés à vos processusLes administrateurs peuvent configurer des boutons personnalisés et des conversions d'e-mails sans coder, comme la création d'un nouveau ticket avec l'objet prérempli. Le système s'adapte aux processus de votre entreprise.
  • Les e-mails peuvent déclencher les étapes suivantesLa création ou la mise à jour d'un e-mail peut déclencher des règles d'automatisation, comme l'attribution des messages d'une boîte partagée à une équipe. Les tâches répétitives liées au courrier entrant ne nécessitent plus d'intervention manuelle.

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

  1. Rattachement automatique aux clients

    À l'arrivée d'un nouveau message, Draivix compare l'adresse de l'expéditeur à vos contacts, entreprises et prospects, puis leur rattache le message. La correspondance apparaît alors directement dans l'historique de la fiche. Le rattachement automatique peut être désactivé pour certaines boîtes de réception.

    Lire en détail

    Lorsque vous répondez à un message depuis Draivix, l'e-mail sortant contient un en-tête faisant référence aux fiches associées. Lorsque le client répond, cet en-tête garantit que sa réponse est classée sous la même commande ou le même projet.

  2. Fils de discussion rattachés aux commandes et aux missions

    Vous pouvez rattacher un fil de discussion entier à n'importe quelle fiche : projet, ticket de support, tâche ou facture. Chaque message suivant dans la conversation hérite de ce lien. Le système garde en mémoire si le lien a été créé manuellement, lors de la rédaction d'un message ou par la conversion d'un e-mail en fiche.

    Lire en détail

    Un collaborateur qui n'a pas accès à la boîte de réception ne voit que les métadonnées de base du message dans l'historique de la fiche. Il peut demander l'accès au contenu, et le propriétaire de la boîte peut accorder un aperçu en un seul clic. Lors de la rédaction d'un nouveau message, vous pouvez associer jusqu'à dix fiches connexes à la fois.

  3. Créez des fiches directement depuis un e-mail

    Transformez un e-mail en tâche, rendez-vous, prospect, contact, entreprise, document ou modèle d'e-mail en un seul clic. Les rendez-vous sont préremplis à partir des invitations .ics jointes, et le module RH permet en plus de créer un versement à partir d'un e-mail. La nouvelle fiche est automatiquement reliée au fil de discussion.

    Lire en détail

    Les administrateurs peuvent ajouter des boutons d'action personnalisés sans coder — par exemple « Nouveau ticket à partir de cet e-mail » avec l'objet et l'expéditeur préremplis. Des règles d'automatisation peuvent également se déclencher à la création ou à la mise à jour d'un e-mail, notamment pour attribuer les messages d'une boîte partagée à une équipe.

  4. Les demandes des formulaires web transformées en prospects

    Si votre site web envoie les demandes de contact par e-mail, vous pouvez configurer une règle de boîte de réception fondée sur l'expéditeur, l'objet ou le destinataire. Draivix extrait alors les informations du formulaire depuis l'e-mail de notification et crée un prospect avec l'origine définie par la règle (« Web Site » par défaut). Le prospect conserve une référence vers le message d'origine ainsi que l'e-mail en pièce jointe.

    Lire en détail

    Les règles peuvent également être appliquées rétroactivement aux anciens e-mails. D'autres modules traitent le courrier entrant via le même flux : le support en crée des tickets, le marketing suit les réponses et les rebonds des campagnes, et les RH transfèrent les e-mails pendant l'absence d'un collaborateur.

04Ce qui s’exécute automatiquement

Des automatisations qui font gagner du temps.

  1. Les nouveaux messages s'affichent immédiatement sur la fiche client

    Lorsqu'un nouveau message arrive, le système le relie automatiquement au contact, à l'entreprise ou au prospect correspondant. Les équipes commerciales, le support et la direction le consultent directement sur la fiche client sans transfert préalable.

  2. De la notification de formulaire au prospect

    Lorsqu'une notification de formulaire web arrive dans une boîte de réception et correspond à ses règles, le système crée un prospect. Les demandes issues du site web arrivent directement aux équipes commerciales sans ressaisie manuelle.

  3. Des fils de discussion rattachés aux projets dès le matin

    Chaque jour à 5 h 30, le module ProjectManagement relie les nouveaux fils d'e-mails aux projets. L'équipe projet commence la journée avec toute sa correspondance directement associée à ses dossiers.

  4. Une messagerie pensée pour le support comme pour le marketing

    Le système crée des tickets de support à partir des e-mails entrants et enregistre les réponses aux campagnes. Le support et le marketing travaillent depuis la même boîte de réception, sans aucun transfert d'e-mails.

Ce que l’agent IA prend en charge

  • Rattacher un fil de discussion à un projet

    Demandez à l'assistant de rattacher un fil d'e-mails à un projet (attribute_email_thread). La correspondance est alors associée au dossier sans que vous ayez à ouvrir la fiche.

  • Créer une fiche à partir d'un message

    À votre demande, l'assistant crée une fiche à partir d'un message (create_record_from_email). Vous n'avez pas besoin de ressaisir manuellement les informations de l'e-mail dans le système.

  • Lister les e-mails d'un projet

    L'assistant affiche la liste des e-mails appartenant à un projet (get_project_emails). Vous pouvez vérifier l'état des échanges sans fouiller dans chaque boîte de réception.

  • Retrouver ce que le client a écrit

    L'assistant recherche et lit les messages liés à un client (list_my_emails, read_email). Avant un appel ou un rendez-vous, vous pouvez vous remettre rapidement en mémoire ce qui a été convenu.

Une personne valide dès qu’il s’agit d’argent, d’un client ou d’une exception.

05Questions fréquentes

Comment Draivix sait-il à quel client appartient un e-mail ?

Il compare l'adresse de l'expéditeur aux contacts, aux entreprises et aux prospects. Pour les réponses aux messages envoyés depuis Draivix, il utilise également un en-tête faisant référence aux fiches d'origine.

Puis-je rattacher une conversation par e-mail à une commande ou à un projet ?

Oui. Vous pouvez rattacher un fil de discussion à un projet, un ticket, une tâche, une facture ou tout autre enregistrement, et chaque nouveau message de ce fil y apparaîtra automatiquement.

Draivix peut-il créer un prospect à partir d'une demande issue du site web ?

Oui. Vous définissez une règle sur la boîte de réception en fonction de l'expéditeur et de l'objet de la notification. Draivix extrait les champs du formulaire et crée un prospect lié au message d'origine.

Un collègue n'ayant pas accès à ma boîte de réception verra-t-il le contenu des e-mails sur la fiche client ?

Non. Il ne verra que les informations de base dans l'historique de la fiche et pourra demander un accès. Le contenu ne sera révélé qu'une fois la demande approuvée par le propriétaire de la boîte de réception.

Quels enregistrements peut-on créer à partir d'un e-mail ?

Une tâche, une réunion, un prospect, un contact, une entreprise, un document et un modèle d'e-mail — ainsi qu'un élément de paie avec le module RH. Un administrateur peut ajouter d'autres conversions.

06Modules associés

Des modules qui fonctionnent parfaitement ensemble.

Tous les modules dans Communication

Commençons ensemble

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Nous vous montrerons à quoi pourrait ressembler un système qui prend en charge une partie de ce travail.

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