Gestion de projet

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

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   Du devis au projet et au plan d’action

   Convertissez un devis accepté en projet en une seule étape. Le projet reprend automatiquement le client et la description, et le devis ainsi que le projet restent liés l’un à l’autre.

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   Le plan de travail est généré à partir d’un modèle de tâches correspondant à ce type de projet. Le modèle peut s’exécuter automatiquement à la création du projet, et une nouvelle exécution ne dupliquera pas les tâches existantes. Les responsables et les échéances sont définis par les règles du modèle ; toute tâche sans responsable désigné est attribuée au chef de projet. Visualisez le planning sous forme de tableau Kanban, de vue groupée ou de diagramme de Gantt où les sous-tâches s’imbriquent sous les tâches parentes.

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   Cycle de vie et suivi des échéances

   Un projet possède un statut (brouillon, actif, en pause, terminé, annulé, archivé) et, indépendamment de celui-ci, une étape : demande, accord de confidentialité (NDA), analyse, validation du périmètre, phase contractuelle, préparation technique, développement, tests internes, tests client, recette, déploiement et remise. Chaque changement de statut ou d’étape déclenche un événement que vous pouvez associer à des règles d’automatisation.

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   En fonction de la date d’échéance, le système calcule l’état du délai : dans les temps (plus de 30 jours), attention (11 à 30 jours) et critique (10 jours ou moins). Dans la liste des projets, cet état se reflète dans la couleur de la ligne. Chaque matin à 7:00, le système envoie une alerte unique pour les projets qui entrent dans leurs 10 derniers jours.

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   Échéancier de paiement et facturation par jalons

   L’échéancier de paiement du projet répartit le montant du contrat en jalons, en pourcentage ou en montant fixe. L’échéancier passe par les statuts brouillon, approuvé, actif et terminé. Marquez un jalon comme prêt à facturer, émettez une facture d’acompte à partir de celui-ci, puis générez la facture finale. Un acompte payé est automatiquement déduit sur la facture finale, tandis qu’un acompte impayé bloque l’émission de la facture finale.

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   Chaque jalon peut comporter au maximum une facture et une facture d’acompte valide. Une fois la première facture émise, le montant du contrat ne peut plus être modifié et la somme des pourcentages ne peut pas dépasser le total du contrat. Des règles personnalisées définissant les conditions de facturation d’un jalon (par exemple, uniquement après la remise de tous les documents obligatoires) peuvent être ajoutées pour votre entreprise.

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   Coûts, revenus et vue d’ensemble des projets

   Les coûts et les revenus sont suivis par projet, avec une ventilation par type de coût présentant le budget prévu, le prévisionnel et le réalisé. Les montants facturés, les montants prêts à facturer, les coûts et la marge sont mis à jour en continu sur le projet.

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   La vue d’ensemble des projets est un espace de travail dédié regroupant les indicateurs clés, la facturation, les échéances et les plans mensuels. Elle est accessible aux administrateurs ainsi qu’aux équipes ou aux rôles que vous configurez.

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   Communication client et collaboration

   Les e-mails et les réunions sont rattachés au projet. Chaque jour à 5:30, le système associe les nouveaux fils d’e-mails et met à jour les contacts du projet. À partir des comptes rendus de réunion, le système suggère des tâches qu’un collaborateur doit confirmer ; il ne crée jamais de tâches de sa propre initiative.

   Lire en détail

   Vous pouvez envoyer à votre client un lien public en lecture seule vers le tableau des tâches, avec des noms de statuts personnalisés et des colonnes masquées, et le révoquer à tout moment. Les projets intègrent également une liste de contrôle des documents obligatoires, des procès-verbaux de réception, des feuilles de route, des enquêtes de satisfaction et des articles de base de connaissances.