Chantiers de construction et suivi budgétaire

02Ce que fait le module

• Des budgets détaillés jusqu’au dernier sous-posteLes postes du budget de chantier disposent d’unités et peuvent être ventilés en sous-postes dont les valeurs se consolident dans des postes récapitulatifs, vous offrant à la fois une vue d’ensemble et le niveau de détail nécessaire.
• Dépenses basées sur des documents approuvésLe système recalcule toujours la consommation du budget directement à partir des factures fournisseurs approuvées, sans intégrer de chiffres non vérifiés. Vous travaillez sur la base de pièces réelles plutôt que d’estimations ou de feuilles de calcul manuelles.
• Suivi budgétaire sur trois seuilsChaque poste est indiqué comme conforme au budget jusqu’à 90 % consommés, proche de la limite au-delà de 90 %, et en dépassement lorsqu’il excède 100 %. Le conducteur de travaux voit d’un coup d’œil où concentrer son attention.
• Alertes instantanées en cas de dépassement budgétaireDès qu’un poste budgétaire dépasse le prévisionnel, le chef de projet reçoit une notification et peut réagir tant qu’il est encore temps d’agir.
• Les factures alimentent directement les coûts du projetChaque ligne d’une facture fournisseur approuvée devient un coût de projet dans la catégorie correspondant à son type de charge. Vous n’avez plus jamais à ressaisir les coûts de chantier à la main.
• Factures sans bon de commande dans les coûts de chantierUn paramètre optionnel vous permet de comptabiliser les factures fournisseurs reçues sans bon de commande comme coûts directs de chantier, afin que votre entreprise suive le processus qui lui convient le mieux.
• Demandes de prix envoyées à tous les fournisseurs en une foisUn appel d’offres regroupe les fournisseurs, les postes et la date limite de remise des offres. Une seule action génère une demande de prix pour chaque fournisseur, vous évitant de les préparer une par une.
• Offres comparées ligne par ligneLe système compare les offres des fournisseurs ligne par ligne et signale les correspondances exactes, les correspondances probables ou les postes manquants. L’acheteur voit immédiatement les écarts et doit résoudre toute ligne non rapprochée.
• Sélection du fournisseur avec motif documentéUn marché ne peut être attribué qu’après une comparaison complète et avec un motif explicite, ce qui permet de justifier facilement par la suite pourquoi votre entreprise a retenu ce fournisseur.
• De l’offre retenue au bon de commandeConvertissez l’offre retenue en commande ouverte liée au projet et aux postes budgétaires. Son numéro découle du numéro de contrat, ce qui facilite le rapprochement des documents associés.
• Les appels sur commande contrôlent les quantités commandéesLe système additionne les appels sur commande précédents et refuse tout appel dépassant la quantité commandée, sauf si un motif est renseigné. Les corrections sont saisies sous forme de lignes négatives, préservant ainsi l’historique complet.
• Situations de travaux calculées automatiquementUne situation de travaux charge les postes budgétaires en une seule action. Vous saisissez uniquement la quantité de la période, et le système calcule les cumulés, le reste à réaliser, les pourcentages et les montants.
• Travaux supplémentaires uniquement après approbationLe dépassement du budget n’est autorisé que sous forme de travaux supplémentaires approuvés avec une note explicative. Votre entreprise sait toujours pourquoi un poste a dépassé le prévisionnel et peut justifier ces travaux auprès du maître d’ouvrage.
• Factures selon l’intitulé de votre maître d’ouvrageConvertissez une situation de travaux approuvée en brouillon de facture reprenant le projet, le client et les lignes selon les intitulés du maître d’ouvrage. Ce dernier reçoit une facture formulée exactement comme l’exige son contrat.

05Questions fréquentes