Rapprochement et lettrage des paiements

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

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   Comment fonctionne le rapprochement des paiements

   Pour chaque transaction nouvelle ou mise à jour, le système suit une séquence précise. Tout d'abord, il identifie les virements entre vos propres comptes, qui ne nécessitent pas de document correspondant. Les liens existants valides sont conservés. Ensuite, il recherche une correspondance par symbole variable et symbole spécifique. Si plusieurs documents correspondent aux symboles, il en sélectionne un selon son score sur une fenêtre de 60 jours.

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   Pour les paiements sortants, il compare le numéro d'identification d'entreprise du fournisseur et le montant. Pour les devises étrangères, il compare le montant et la date sur une fenêtre de 14 jours. Enfin, il vérifie le compte bancaire du payeur par rapport aux comptes des tiers. Si aucune correspondance n'est trouvée, il signale la transaction pour attribution manuelle ou la marque comme sans document. Les transactions en attente font l'objet d'une nouvelle tentative de rapprochement avec les factures émises toutes les dix minutes. Le rapprochement avec les factures fournisseurs s'exécute à la même fréquence dès qu'un administrateur active la tâche planifiée.

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   Que se passe-t-il après un rapprochement

   Lorsqu'une transaction est rapprochée, un enregistrement de paiement est créé et la facture ou la facture d'acompte recalcule son statut de règlement. Un versement de paie rapproché est marqué comme payé. Une écriture de règlement bancaire est passée au grand livre. Les frais bancaires et les écarts de change réalisés génèrent chacun leur propre écriture comptable.

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   Chaque transaction n'est enregistrée qu'une seule fois. Si la comptabilisation au grand livre échoue, le traitement est relancé automatiquement afin qu'aucune erreur ne soit perdue.

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   Attribution manuelle et validation

   Les liens attribués manuellement suivent exactement les mêmes règles que les rapprochements automatiques. Une transaction ne peut être liée qu'à un seul document. Un paiement entrant solde une facture émise ou une facture d'acompte. Un paiement sortant solde une facture fournisseur, une facture d'acompte reçue ou un versement de paie. Un montant entrant négatif est traité comme un remboursement et non comme un paiement. Les brouillons et les documents annulés ne peuvent pas être sélectionnés comme cibles.

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   Dans la liste des transactions, vous pouvez filtrer par statut d'attribution. Sur les lignes de relevé bancaire, un badge indique si une facture fournisseur n'a pas de pièce jointe ou si ses données n'ont pas encore été extraites. Grâce au bouton Réextraire la facture, vous pouvez envoyer la pièce jointe pour une extraction de données par IA. Lorsqu'aucun document correspondant n'est trouvé pour une transaction, une notification est envoyée aux destinataires configurés.

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   Ordres de paiement et brouillons à partir des transactions bancaires

   À partir des versements de paie, vous pouvez générer des ordres de paiement à l'aide du bouton Envoyer à la banque. Une fois débitées par la banque, les transactions sont automatiquement rapprochées des éléments de paie. À partir des factures fournisseurs, vous pouvez exporter un fichier de lot XLSX à importer dans ČSOB, tandis que les anciens fichiers d'exportation sont nettoyés automatiquement.

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   Pour les comptes bancaires sélectionnés, vous pouvez activer la création automatique d'un brouillon de facture fournisseur à partir d'un paiement sortant. Une fois approuvée pour paiement, la transaction d'origine lui est liée en tant que règlement.