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membre du groupeApertiaDraivix

01Finance et comptabilité · module

Grand livre et comptabilité en partie double

Journal général, plan comptable, règles de comptabilisation, exercices et périodes comptables, clôtures et états financiers

DisponibleRéserver une consultation
  • Écriture comptable
  • Ligne d'écriture comptable
  • Compte du plan comptable
  • Période comptable
  • Exercice comptable
  • Règle de comptabilisation
  • Enregistrement comptable de pièce justificative
  • Traitement de clôture
  • Série de numérotation
  • Pièce comptable interne
  • Solde de compte
15
fonctionnalités
11
types d’enregistrements
5
automatisations
0
intégration et outil IA

02Ce que fait le module

Moins de routine. Plus de valeur.

Le module AccountingLedger constitue le grand livre dans Draivix. Il génère des écritures comptables équilibrées en partie double à partir des factures, paiements, opérations de caisse, stocks, immobilisations et paies selon des règles de comptabilisation. Les comptables disposent du journal, de la balance générale, du bilan et du compte de résultat directement reliés aux pièces justificatives, chaque écriture étant régie par le mode de comptabilisation configuré.

  • Source unique de vérité pour le journalLes écritures au journal sont créées exclusivement dans le grand livre, tandis que les autres modules lui transmettent des enregistrements comptables. Vous connaissez toujours l'origine de chaque écriture et rien n'est comptabilisé en parallèle.
  • L'automatisation uniquement là où vous le souhaitezChoisissez entre les modes de comptabilisation désactivé, fantôme, brouillon et automatique pour les types de documents autorisés. Vous décidez de la part de comptabilisation que le système gère seul et de ce qui requiert l'approbation d'un comptable.
  • Aucun risque de double comptabilisationChaque enregistrement comptable porte une clé unique, garantissant que des envois répétés ne créent jamais une seconde écriture. Un même document n'apparaîtra jamais deux fois dans votre journal.
  • Plan comptable tchèque prêt à l'emploiDès l'installation, vous disposez de modèles de plan comptable tchèque et de règles de comptabilisation de base. Votre comptable n'a pas besoin de partir d'une feuille blanche et peut les adapter à votre entreprise.
  • Mettez à jour les règles de comptabilisation sans développeurLes règles de comptabilisation sont stockées sous forme de données et mises à jour par importation. Chaque fois que votre comptable doit ajuster le mode de comptabilisation des transactions, aucune programmation n'est requise.
  • Chaque écriture est équilibréeChaque écriture comporte au moins deux lignes dont les totaux au débit et au crédit correspondent. Les montants sont enregistrés en unités secondaires entières (en hellers entiers), ce qui évite tout écart d'arrondi.
  • Piste d'audit immuableUne écriture comptabilisée ne peut plus être modifiée ; les corrections s'effectuent toujours par contre-passation. Votre historique comptable reste transparent et chaque ajustement est facile à retracer.
  • Flux d'approbation pour les brouillons d'écrituresLes écritures proposées passent par les états brouillon, vérifié, approuvé et comptabilisé, et n'intègrent le journal qu'après un examen et une validation en bonne et due forme.
  • Pièces internes avec centres de coûtsComptabilisez des pièces comptables internes sur plusieurs centres de coûts, affaires et projets, y compris les contre-passations, afin d'imputer les coûts exactement là où ils doivent l'être.
  • Les périodes clôturées restent clôturéesLes périodes comptables sont verrouillées et ne peuvent être rouvertes qu'avec un motif documenté, ce qui empêche toute saisie accidentelle dans des périodes clôturées.
  • Clôture de période sans mauvaise surpriseAvant la clôture, un contrôle préalable signale toute anomalie en suspens, comme des enregistrements en attente ou en échec. Le traitement de clôture nécessite ensuite une approbation, afin que rien ne soit comptabilisé sans validation.
  • Réévaluation des devises étrangères à jourLe système réévalue les soldes en devises étrangères afin que vos comptes ne restent jamais figés sur des taux de change obsolètes. Le contrôle préalable à la clôture vérifie également le statut de la réévaluation.
  • États financiers directement reliés aux pièces justificativesGénérez la balance générale, le grand livre, le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie et les états réglementaires tchèques. Vous consultez les chiffres directement à partir de vos pièces sous-jacentes.
  • Créances et dettes sous contrôleLa comptabilité auxiliaire suit les postes non soldés, suggère des propositions de lettrage et calcule les intérêts de retard, vous offrant ainsi une base solide pour les relances et les règlements.
  • Séries de numérotation de documents sans ruptureLe module impose une numérotation séquentielle et continue des documents pour chaque série séparément, ce qui permet de prouver facilement l'exhaustivité de la séquence lors des audits.

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

  1. Comment une pièce arrive au journal

    Les factures, paiements, transactions bancaires, opérations de caisse, stocks, immobilisations et éléments de paie transmettent un enregistrement comptable au grand livre. Seul le grand livre lui-même crée des écritures au journal. Chaque enregistrement possède une clé unique : les soumissions répétées ne créent jamais de doublons et toute ancienne version d'une même pièce est remplacée par la plus récente.

    Lire en détail

    Le mode de comptabilisation configuré détermine la suite du traitement. Désactivé : les enregistrements sont ignorés. Fantôme (par défaut) : les enregistrements sont uniquement stockés. Brouillon : des brouillons d'écritures sont créés pour approbation. Automatique : les types de documents autorisés sont comptabilisés automatiquement. Le passage en comptabilisation automatique exige une confirmation explicite ainsi que le nom de l'approbateur. Les enregistrements en attente sont traités toutes les cinq minutes.

  2. Plan comptable et règles de comptabilisation

    L'installation inclut des modèles de plan comptable tchèque ainsi qu'un jeu complet de règles de comptabilisation de base. En fonction du type de document, de l'événement, du code TVA et des attributs de la pièce, chaque règle détermine les comptes à débiter et à créditer. Vous pouvez mettre à jour la logique comptable en important des règles sans aucun développement, et les règles désactivées conservent leur historique.

    Lire en détail

    En complément des écritures automatisées, vous pouvez saisir des pièces comptables internes complètes avec lignes, centres de coûts, affaires et projets, y compris les contrepassations.

  3. Contrôles et corrections

    Chaque écriture au journal comporte au moins deux lignes et le total des débits doit être égal au total des crédits. Les montants sont stockés en unités secondaires entières (hellers entiers). Une fois qu'une écriture est comptabilisée, contrepassée ou annulée, elle ne peut plus être modifiée — une règle appliquée directement au niveau de la base de données. Les corrections s'effectuent par des écritures de contrepassation. Les écritures en brouillon passent par les états brouillon, vérifié, approuvé et comptabilisé.

    Lire en détail

    Si un enregistrement ne peut pas être comptabilisé, il est mis en attente avec un motif explicite : période clôturée, compte manquant, règle manquante ou écriture déséquilibrée. Une fois l'anomalie corrigée, il est retraité. Le tableau de bord des opérations comptables met en évidence les enregistrements en échec, les comptabilisations manuelles en attente, la liste de contrôle de clôture de période, les alertes du registre de TVA et les transactions bancaires non rapprochées.

  4. Périodes comptables et clôture

    Les exercices fiscaux et les périodes comptables sont initialisés via une commande. Une période verrouillée ou clôturée rejette toute nouvelle écriture. Avant la clôture, un contrôle préalable affiche les enregistrements en attente ou en échec, les brouillons non comptabilisés, les pièces sources non rapprochées, les réévaluations de devises étrangères ainsi que l'état du registre de TVA.

    Lire en détail

    Un traitement de clôture est préparé avec ses lignes, soumis à approbation, puis passe les écritures de clôture sur les comptes configurés (701000, 702000, 710000 et 431000 par défaut). La réouverture d'une période clôturée exige un motif documenté.

  5. États financiers et comptabilité auxiliaire

    Le grand livre génère la balance générale, l'état du grand livre, le bilan, le compte de résultat (pertes et profits), le tableau des flux de trésorerie ainsi que les états financiers réglementaires tchèques à partir de modèles. Pour les comptes clients et fournisseurs, le grand livre auxiliaire suit les postes ouverts, les éléments de relance, les propositions de compensation et le calcul des intérêts de retard.

    Lire en détail

    Le module gère également les séries de numérotation des documents. Les numéros se suivent de manière séquentielle sans rupture et sont contrôlés séparément pour chaque série.

04Ce qui s’exécute automatiquement

Des automatisations qui font gagner du temps.

  1. Les enregistrements en attente ne restent jamais inactifs

    Toutes les cinq minutes, les enregistrements comptables en attente sont traités selon le mode de comptabilisation actif, évitant ainsi au comptable de lancer les traitements manuellement.

  2. Soldes mis à jour immédiatement après la comptabilisation

    Les soldes des comptes sont recalculés dès qu'une écriture est comptabilisée, ce qui maintient vos rapports et vos vues d'ensemble en parfaite cohérence avec le journal.

  3. Les périodes clôturées bloquent les nouvelles écritures

    Lorsqu'une écriture cible une période verrouillée ou clôturée, le système la bloque et met l'enregistrement en attente avec une explication, protégeant ainsi les chiffres clôturés contre toute modification rétroactive.

  4. Les nouvelles versions remplacent les anciennes

    Lorsqu'une pièce justificative est mise à jour, l'ancienne version de son enregistrement comptable est remplacée par la nouvelle. La comptabilité travaille toujours avec des chiffres à jour sans accumuler de versions obsolètes.

  5. Le changement de statut de période comme déclencheur

    La modification d'une période comptable peut déclencher une règle dans le module Automatisation, vous permettant d'enchaîner des tâches personnalisées ou des notifications pour votre équipe comptable.

05Questions fréquentes

Draivix prend-il en charge la comptabilité en partie double ?

Oui. Le grand livre génère des écritures équilibrées au débit et au crédit en fonction du plan comptable et des règles de comptabilisation.

Le système comptabilise-t-il les documents automatiquement ?

Uniquement en mode automatique et seulement pour les types de documents autorisés. Le mode fantôme (shadow) est actif par défaut, et le passage à la comptabilisation automatique nécessite une confirmation ainsi que le nom de l'approbateur.

Comment corriger une écriture comptable erronée ?

Par une écriture de contre-passation. Une écriture comptabilisée ne peut pas être modifiée, une règle également appliquée au niveau de la base de données.

Quels états financiers le grand livre génère-t-il ?

La balance générale, le rapport du grand livre, le bilan, le compte de résultat (pertes et profits), le tableau des flux de trésorerie et les états financiers réglementaires tchèques.

Que devient un document s'il manque un compte ou une règle de comptabilisation ?

L'enregistrement patiente dans la file d'attente avec le motif indiqué et est retraité dès que le compte ou la règle manquante est ajouté.

06Modules associés

Des modules qui fonctionnent parfaitement ensemble.

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Commençons ensemble

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Nous vous montrerons à quoi pourrait ressembler un système qui prend en charge une partie de ce travail.

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