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membre du groupeApertiaDraivix

01Finance et comptabilité · module

Factures fournisseurs et circuits d’approbation

Réception des factures fournisseurs, rapprochement avec les commandes d’achat, circuits d’approbation et mise en paiement

DisponibleRéserver une consultation
  • Facture reçue
  • Ligne de facture reçue
  • Facture d’acompte reçue
  • Document fiscal reçu
  • Paiement sortant
  • Paiement
  • Centre de coûts
13
fonctionnalités
7
types d’enregistrements
5
automatisations
4
intégrations et outils IA

02Ce que fait le module

Moins de routine. Plus de valeur.

Dans Draivix, la gestion des factures reçues accompagne chaque facture fournisseur depuis sa réception jusqu’à l’approbation du paiement, en passant par le rapprochement avec les commandes d’achat et les bons de réception. Votre entreprise ne règle que les factures ayant franchi le circuit d’approbation configuré, et personne ne peut approuver sa propre facture.

  • Des factures issues de vos e-mails sans ressaisieL’extraction de données par IA prépare un brouillon de facture reçue à partir d’une pièce jointe d’e-mail ou d’un PDF téléversé. Il vous suffit de vérifier les données extraites au lieu de les saisir manuellement.
  • Fichier ISDOC directement dans le formulaireImportez un fichier tchèque ISDOC de votre fournisseur directement dans le formulaire de nouvelle facture reçue. Un brouillon est créé immédiatement, vous évitant ainsi toute saisie manuelle.
  • Brouillon de facture créé à partir d’un paiementUn paiement bancaire sortant peut préparer automatiquement un brouillon de facture reçue. Vous activez cette option par compte bancaire afin de l’utiliser uniquement là où elle est pertinente.
  • Facture contrôlée par rapport aux achatsLe système compare les lignes de facture avec la commande d’achat fournisseur et le bon de réception, en les marquant comme rapprochées, non rapprochées ou avec écart. Vous repérez les anomalies avant d’approuver la facture.
  • Approuver, mettre en attente ou rejeterUn approbateur peut approuver une facture pour paiement, l’approuver sans paiement en vue d’un déblocage ultérieur, ou la rejeter. Ainsi, une facture validée n’a pas besoin d’être payée immédiatement.
  • Personne n’approuve sa propre factureLes demandeurs ne peuvent pas approuver leurs propres factures et chaque étape de validation est enregistrée dans l’historique. Vous savez toujours avec précision qui a autorisé un paiement.
  • Paliers d’approbation par montantDéfinissez des paliers d’approbation selon le montant de la facture et choisissez si une seule personne d’un groupe suffit ou si une chaîne d’approbateurs est requise. Les petits achats n’ont pas à suivre le même circuit que les factures importantes.
  • Des règles fidèles à votre organisationLes règles d’approbation peuvent dépendre de l’agence ou d’autres champs de la facture et ignorer, si nécessaire, le rapprochement avec la commande d’achat. Le circuit reflète le fonctionnement réel de votre entreprise.
  • Des coûts affectés au bon centre de coûtsAffectez les lignes de facture aux centres de coûts en masse. Même sur une facture volumineuse, vous n’avez pas à sélectionner un centre de coûts ligne par ligne.
  • Factures approuvées prêtes pour le paiementExportez les factures approuvées sous forme de fichier d’ordre de paiement GPC. Vous importez un fichier unique dans votre banque sans ressaisir manuellement les montants ni les numéros de compte.
  • Lot de paiement pour ČSOBExportez un lot de paiement dans un fichier XLSX formaté pour ČSOB. Importez-le dans votre banque en ligne au lieu de saisir les paiements un par un.
  • Export ISDOC individuel ou dans une archive ZIPExportez une facture reçue au format tchèque ISDOC individuellement, ou exportez plusieurs factures simultanément dans une archive ZIP. Votre comptable récupère les documents dans une seule archive ou sous forme de fichiers séparés.
  • Les acomptes fournisseurs sous contrôleSuivez les factures d’acompte reçues et les documents fiscaux reçus, ainsi que leurs règlements. Vous gardez toujours une vue claire sur les sommes versées d’avance à vos fournisseurs.

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

  1. Origine des factures

    Le module d’extraction de données par IA extrait les informations de facturation à partir d’une pièce jointe d’e-mail ou d’un PDF téléversé et prépare un brouillon. Vous pouvez également importer directement un fichier tchèque ISDOC dans le formulaire de nouvelle facture reçue. Pour certains comptes bancaires, vous pouvez activer la création automatique de brouillons de factures reçues à partir des paiements bancaires sortants.

    Lire en détail

    Sur les factures reçues, le remplissage automatique de la date du fait générateur de la taxe (DUZP en droit fiscal tchèque) est désactivé par défaut et peut être activé dans les paramètres. Les lignes de facture peuvent être affectées en masse aux centres de coûts.

  2. Rapprochement avec les commandes d’achat et les bons de réception

    Le système compare les lignes de la facture avec la commande d’achat fournisseur et le bon de réception en stock. La facture dans son ensemble ainsi que chaque ligne individuelle reçoivent le statut rapproché, non rapproché ou avec écart. Le rapprochement est recalculé automatiquement dès que les lignes ou la facture sont modifiées.

    Lire en détail

    Les factures non liées à un achat disposent de leurs propres règles de rapprochement. Une transaction bancaire peut également servir de pièce justificative.

  3. Des circuits d’approbation adaptés à vos règles

    Vous soumettez une facture pour approbation. L’approbateur peut l’approuver pour paiement, l’approuver sans paiement immédiat ou la rejeter. Une facture approuvée sans paiement peut être débloquée pour mise en paiement ultérieurement. Les demandeurs ne peuvent pas approuver leurs propres factures, et chaque étape est consignée dans l’historique d’approbation.

    Lire en détail

    Les règles sont définies dans la configuration de votre instance. Vous déterminez s’il suffit d’un seul approbateur au sein d’un groupe ou si une chaîne de personnes doit valider la facture, et vous définissez des paliers par montant. Par exemple, jusqu’à un certain seuil, une seule approbation suffit, tandis qu’au-delà, un responsable puis la direction financière doivent donner leur accord. Les règles peuvent également dépendre de l’agence ou d’autres attributs de la facture, et certaines règles peuvent dispenser du rapprochement avec une commande d’achat. Lorsque vous désactivez les règles à plusieurs niveaux, une seule approbation par une personne autre que le demandeur est requise et le rapprochement avec la commande d’achat reste obligatoire.

  4. Paiement et écritures comptables

    Vous pouvez exporter les factures approuvées sous forme d’ordre de paiement au format bancaire tchèque GPC ou sous forme de lot de paiement XLSX pour la banque ČSOB. Les factures peuvent également être exportées au format tchèque ISDOC. Le système rapproche le paiement bancaire sortant de la facture et met à jour son statut en partiellement payée ou payée.

    Lire en détail

    Une facture confirmée génère une écriture dans le grand livre si vous l’utilisez. L’approbation pour paiement peut également déclencher une règle de suivi dans le module Automatisation.

04Ce qui s’exécute automatiquement

Des automatisations qui font gagner du temps.

  1. Le rapprochement s’actualise automatiquement

    Chaque fois que les lignes ou la facture sont modifiées, le rapprochement avec la commande d’achat et le bon de réception est relancé. Le résultat du contrôle reflète toujours l’état actuel du document.

  2. Le bon parcours d’approbation

    Les étapes d’approbation sont évaluées selon les règles configurées dans votre instance. Personne n’a besoin de décider au cas par cas qui doit valider une facture.

  3. La confirmation génère l’écriture au grand livre

    Lorsque vous confirmez une facture, une écriture comptable est passée dans le grand livre si vous l’utilisez. Votre comptable n’a pas à créer l’écriture manuellement.

  4. Enregistrement direct du paiement depuis la banque

    Lorsqu’une transaction bancaire est rapprochée d’une facture, le paiement est enregistré et le statut de la facture est mis à jour. Vous n’avez plus besoin de parcourir vos relevés bancaires pour vérifier si une facture a été payée.

  5. L’approbation déclenche l’étape suivante

    Un événement d’approbation de paiement peut déclencher une règle dans le module Automatisation. Vous définissez vous-même l’étape suivante selon le fonctionnement de votre entreprise.

Intégrations externes

  • Format d’ordre de paiement bancaireEnvoyez vos règlements à la banque sous forme d’ordre de paiement au format GPC. Le fichier étant généré à partir des factures reçues approuvées, seuls les éléments validés sont transmis à la banque.
  • Fichier de lot pour ČSOBUn fichier de paiement groupé XLSX est prêt pour ČSOB. Vous l’importez dans votre banque en ligne au lieu de saisir chaque paiement à la main.
  • Échange de factures au format ISDOCLe module AccountingCZ gère à la fois l’import et l’export au format tchèque de facturation électronique ISDOC. Vous pouvez charger des factures fournisseurs à partir d’un fichier et les transmettre de la même manière.

Ce que l’agent IA prend en charge

  • Extraction à la demande dans le chat

    Demandez à l’assistant de lancer l’extraction de données par IA sur un document joint : il l’exécutera à l’aide de l’outil start_document_parsing. Le résultat suit ensuite le circuit habituel de vérification et d’approbation des factures reçues.

Une personne valide dès qu’il s’agit d’argent, d’un client ou d’une exception.

05Questions fréquentes

Qui peut approuver une facture reçue ?

Toute personne désignée par les règles d’approbation de votre instance. Un demandeur ne peut jamais approuver sa propre facture.

Les règles d’approbation peuvent-elles dépendre du montant de la facture ?

Oui. Pour chaque palier de montant, vous définissez le nombre d’approbations requis ou une chaîne d’approbateurs, par exemple un responsable d’équipe suivi du service financier.

Une facture reçue doit-elle obligatoirement correspondre à une commande d’achat ?

Par défaut, une vérification par rapport à un bon de commande et à un bon de réception est requise. Vous pouvez désactiver ce contrôle pour certaines règles.

Comment payer les factures approuvées ?

Exportez-les sous forme d'ordre de paiement GPC ou de fichier groupé XLSX pour ČSOB, puis importez le fichier dans votre banque. Le système rapproche ensuite le paiement à partir du relevé bancaire.

Puis-je approuver une facture et la payer plus tard ?

Oui. L'approbation sans paiement met la facture en attente, et vous la débloquez pour le paiement lors d'une étape distincte.

06Modules associés

Des modules qui fonctionnent parfaitement ensemble.

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Nous vous montrerons à quoi pourrait ressembler un système qui prend en charge une partie de ce travail.

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