Aller au contenu
membre du groupeApertiaDraivix

01RH et gestion des temps · module

Gestion des présences et suivi du temps

Pointages d'entrée et de sortie par terminal RFID, web et mobile, avec validation mensuelle des feuilles de temps

DisponibleRéserver une consultation
  • Enregistrement de présence
  • Événement de passage de carte
  • Feuille de temps mensuelle
  • Récapitulatif du temps de travail
  • Type de temps de travail
  • Calendrier de travail
  • Plage du calendrier de travail
  • Jour férié
13
fonctionnalités
8
types d’enregistrements
6
automatisations
4
intégrations et outils IA

02Ce que fait le module

Moins de routine. Plus de valeur.

Le module de présence de Draivix enregistre les entrées et sorties des collaborateurs depuis un terminal RFID, un navigateur web, un téléphone avec géolocalisation GPS ou un badge Bluetooth sur mobile. À partir des heures pointées, il génère une feuille de temps mensuelle qui passe par la validation du responsable, le contrôle du gestionnaire de paie, l'export et la clôture. Votre entreprise dispose ainsi d'une source unique de suivi du temps qui alimente directement la préparation de la paie.

  • Terminal d'entrée sans connexion utilisateurUne page de terminal de pointage en mode kiosque fonctionne à l'entrée où les collaborateurs passent leur carte RFID. Le terminal s'authentifie avec son propre jeton : personne n'a besoin de rester connecté sur l'appareil.
  • Pointer depuis un téléphoneUn collaborateur connecté peut enregistrer son arrivée et son départ dans un navigateur ou sur son téléphone avec géolocalisation GPS. Votre équipe n'est pas limitée au seul terminal installé à l'entrée.
  • Le téléphone à la place de la carte de pointageLorsque l'option est activée, le téléphone fait office de badge Bluetooth (BLE) et remplace la carte de pointage physique. Les collaborateurs n'ont besoin que de leur téléphone.
  • Détection automatique des entrées et des sortiesSelon qu'un poste est ouvert ou non, le système détermine automatiquement si le badgeage correspond à une arrivée ou à un départ et regroupe les deux horaires dans un seul enregistrement de présence. Le collaborateur passe simplement sa carte, ce qui produit une ligne claire et unique sur la feuille de temps.
  • Deux passages, un seul enregistrementUn second passage de carte dans les 5 secondes (réglage par défaut) est ignoré, et le renvoi d'une même saisie ne crée jamais de doublon. Vos feuilles de temps restent exemptes de lignes supplémentaires accidentelles.
  • Blocage des horodatages futursLe système rejette toute saisie comportant un horodatage futur, et un terminal RFID ne peut en aucun cas transmettre une heure antidatée. Au terminal, c'est toujours l'heure réelle du passage de la carte qui s'applique.
  • Le planning de présence prêt dès le matinChaque nuit, le système alimente le planning de présence à partir du calendrier de travail du collaborateur, des jours fériés et des absences approuvées, sans marquer les semaines futures comme déjà travaillées.
  • Corrections manuelles encadréesLes modifications manuelles de présence doivent être validées, et le verrouillage mensuel empêche toute modification des périodes clôturées. Les données servant de base à votre paie ne peuvent pas être altérées rétroactivement.
  • Savoir à tout moment qui traite la feuille de tempsLa feuille de temps mensuelle comporte cinq étapes : le collaborateur la soumet, le responsable l'approuve, puis le gestionnaire de paie la vérifie, l'exporte et la clôture. Chaque étape a un responsable clairement identifié.
  • Les feuilles de temps renvoyées comportent toujours un motifÀ toute étape ouverte, une feuille de temps peut être renvoyée au collaborateur avec une note obligatoire. Le collaborateur sait immédiatement ce qu'il doit corriger sans avoir à se renseigner.
  • Feuilles de temps en PDF et ExcelTéléchargez la feuille de temps mensuelle en PDF — par défaut une fois le mois terminé — ou exportez-la vers Excel afin de transmettre les relevés dans le format dont vous avez besoin.
  • Des règles claires pour le télétravailDéfinissez un plafond mensuel de jours de télétravail (2 par défaut) ainsi que le solde d'heures reporté au mois suivant (4 heures par défaut). Ces deux règles sont appliquées directement dans le suivi du temps.
  • Des valideurs alignés sur votre organigrammeUne feuille de temps peut être approuvée par le supérieur direct ou par tout responsable situé plus haut dans l'organigramme. Vous n'avez pas besoin de gérer des listes d'approbation séparées : le circuit suit la structure de votre entreprise.

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

  1. Comment les présences sont enregistrées

    Une page de terminal de pointage en mode kiosque peut être affichée à l'entrée. Le collaborateur présente sa carte RFID et le système détermine automatiquement s'il s'agit d'une arrivée ou d'un départ selon qu'un poste est déjà ouvert ou non. Le terminal s'authentifie à l'aide de son propre jeton et ne nécessite donc aucun utilisateur connecté. Le numéro de carte est vérifié selon le format configuré, et un double badgeage dans un délai de cinq secondes est ignoré.

    Lire en détail

    Un collaborateur connecté peut également pointer son arrivée et son départ dans un navigateur ou sur son téléphone avec géolocalisation GPS. Si l'option est activée, le téléphone peut servir de badge Bluetooth (BLE) à la place d'une carte physique. Le renvoi d'une même saisie ne crée pas de doublon, et les pointages comportant un horodatage futur sont rejetés. Comme un terminal RFID ne peut pas transmettre son propre horodatage, aucun badgeage antidaté ne peut passer.

  2. Heures planifiées et heures réellement travaillées sur une seule feuille de temps

    Chaque nuit, le système crée une feuille de temps mensuelle pour les collaborateurs actifs s'il n'en existe pas encore, et ajoute le planning du lendemain en fonction du calendrier de travail du collaborateur, des jours fériés et des absences approuvées. Ainsi, la feuille de temps n'affiche jamais les semaines à venir comme déjà travaillées. Chaque passage de carte génère un événement, et le système associe l'entrée et la sortie sur une seule ligne de présence.

    Lire en détail

    Un poste resté ouvert plus de 18 heures est considéré comme non clôturé. Les corrections manuelles sont soumises à validation, et aucune saisie ne peut être enregistrée sur un mois verrouillé. La feuille de temps distingue les types de journées tels que le travail habituel, la pause déjeuner, le déplacement professionnel, les congés payés, l'arrêt maladie, le rendez-vous médical, le télétravail, le repos compensateur ou le jour férié. Vous pouvez également définir un plafond mensuel de jours de télétravail (2 par défaut) ainsi que le solde d'heures reportable au mois suivant (4 heures par défaut).

  3. Validation de la feuille de temps mensuelle

    La feuille de temps suit un circuit en cinq étapes : le collaborateur la soumet, le responsable l'approuve, puis le gestionnaire de paie lance la vérification, exporte la feuille de temps et la clôture. L'approbation peut être donnée par le supérieur direct ou par tout responsable situé plus haut dans l'organigramme. Le responsable comme le gestionnaire de paie peuvent renvoyer la feuille de temps au collaborateur, toujours accompagnée d'une note obligatoire. Pour un collaborateur dont le contrat a déjà pris fin, le gestionnaire de paie soumet la feuille de temps avec une note.

    Lire en détail

    Aucune étape suivante ne peut être franchie tant que des corrections manuelles non approuvées restent en attente. Dès qu'elle est approuvée par le responsable, la présence du mois passe en lecture seule. L'export génère une pièce jointe associée au verrouillage de la période, et les exports répétés ne créent pas de doublons. Vous pouvez télécharger la feuille de temps mensuelle au format PDF — par défaut uniquement une fois le mois écoulé — ou l'exporter vers Excel.

  4. Configuré selon le fonctionnement de votre entreprise

    Dans les paramètres RH, vous définissez le format du numéro de carte, le délai anti-double badgeage, la durée maximale d'un poste ouvert, le pré-remplissage des jours ouvrés planifiés, la prise en charge des badges BLE ainsi que le gestionnaire de paie chargé de vérifier et d'exporter les feuilles de temps. Le calendrier des jours fériés est configuré par défaut sur les jours fériés tchèques et peut être basculé vers un autre pays ou une autre région. Les boutons du terminal peuvent être associés à des actions personnalisées — comme un déplacement professionnel, à l'issue duquel la journée n'est clôturée qu'au pointage d'entrée suivant.

04Ce qui s’exécute automatiquement

Des automatisations qui font gagner du temps.

  1. Feuilles de temps préparées chaque nuit

    Chaque nuit, le système crée une feuille de temps mensuelle pour les collaborateurs actifs lorsqu'elle manque encore et ajoute la journée du lendemain au planning de présence. Personne n'a besoin de créer les feuilles de temps manuellement.

  2. Jours fériés intégrés aux présences

    Une fois par jour, le système inscrit les jours fériés dans les enregistrements de présence. Personne n'a besoin de les saisir manuellement pour les collaborateurs, et la feuille de temps les prend en compte automatiquement.

  3. Calendrier des jours fériés sur deux ans

    Le premier jour de chaque mois, le système synchronise les jours fériés sur deux ans à l'avance, maintenant ainsi le planning de présence aligné sur le calendrier des jours fériés en vigueur.

  4. Un statut de feuille de temps toujours clair

    À chaque étape, la feuille de temps passe au statut suivant : ouverte, en attente du responsable, approuvée par le responsable, en vérification comptable, exportée, clôturée ou renvoyée. Vous voyez immédiatement où elle est bloquée.

  5. Verrouillage des modifications après approbation

    Dès qu'un responsable approuve la feuille de temps, le système verrouille les présences du mois contre toute modification ultérieure. Le gestionnaire de paie vérifie exactement les chiffres que le responsable a consultés et validés.

  6. Règles de suivi adaptées à vos processus

    Vous pouvez associer une règle d'automatisation à n'importe quelle étape de validation de la feuille de temps — comme notifier le gestionnaire de paie après l'export — afin que le processus de suivi corresponde au fonctionnement de votre entreprise.

Intégrations externes

  • Terminaux RFID à l'entréeLes terminaux de pointage RFID transmettent les passages de carte au système via HTTP, enregistrant directement les entrées et sorties dans vos relevés de suivi du temps.
  • Le pointage dans la poche du collaborateurLes téléphones mobiles envoient les pointages avec géolocalisation GPS au système et peuvent également servir de badge Bluetooth, permettant aux collaborateurs de tout gérer depuis leur téléphone.

Ce que l’agent IA prend en charge

  • Heures travaillées à la demande

    Un collaborateur peut demander à l'agent IA un récapitulatif de ses heures travaillées et obtenir une vue d'ensemble immédiate sans fouiller dans les feuilles de temps ni solliciter le service paie.

  • L'agent trouve les créneaux disponibles

    Demandez à l'agent IA de trouver les créneaux disponibles dans l'agenda d'un utilisateur, ce qui vous évite de parcourir tout le planning manuellement.

Une personne valide dès qu’il s’agit d’argent, d’un client ou d’une exception.

05Questions fréquentes

Comment les collaborateurs peuvent-ils enregistrer leur présence dans Draivix ?

En passant une carte RFID sur un terminal, depuis un navigateur web, sur un téléphone avec géolocalisation GPS ou via un badge Bluetooth sur téléphone. Les saisies et corrections manuelles sont également possibles, mais elles doivent être validées.

Une personne doit-elle rester connectée sur le terminal de pointage ?

Non. Le terminal s'authentifie avec son propre jeton. Il peut également fonctionner sous un compte connecté dédié au terminal.

Qui approuve le relevé d'heures mensuel ?

D'abord un responsable selon l'organigramme, puis le gestionnaire de paie vérifie, exporte et clôture le relevé d'heures. Chacun d'eux peut renvoyer le relevé avec une note.

Les présences peuvent-elles être modifiées après approbation ?

Une fois approuvées par le responsable, les présences du mois passent en lecture seule. Si des modifications sont nécessaires, le relevé d'heures est renvoyé au collaborateur avec une note.

Les congés et les jours fériés sont-ils reportés dans les présences ?

Oui. Une absence approuvée crée des enregistrements de présence pour les jours concernés, et les jours fériés sont inscrits automatiquement chaque jour dans les présences.

06Modules associés

Des modules qui fonctionnent parfaitement ensemble.

Tous les modules dans RH et gestion des temps

Commençons ensemble

Expliquez-nous comment fonctionne votre entreprise.

Nous vous montrerons à quoi pourrait ressembler un système qui prend en charge une partie de ce travail.

Réserver une consultation