Boîtes de réception partagées et files d'attente d'équipe

02Ce que fait le module

• Chaque boîte de réception a son propre typeVous pouvez configurer un compte de messagerie comme personnel, partagé ou transféré. Les adresses partagées telles que info@ ou sales@ fonctionnent différemment d'une boîte aux lettres individuelle dans le système.
• Contrôlez qui lit et qui répondPour un compte partagé, vous définissez le niveau d'accès par défaut : aperçu, réponse ou accès complet. Vous décidez qui peut uniquement consulter le courrier entrant et qui est autorisé à répondre aux clients.
• Votre propre statut de lectureDans une boîte de réception partagée, le statut de lecture est suivi par utilisateur. Lorsqu'un collègue ouvre un message, il reste non lu pour vous afin que rien ne vous échappe.
• Une file d'attente dédiée à chaque équipeChaque équipe dispose de sa propre file d'attente de messages, où les membres prennent eux-mêmes les demandes en charge ou se les voient attribuer par un chef d'équipe. Tout ce qui attend l'équipe est visible au même endroit.
• Un responsable clairement identifié pour chaque messageUn membre de l'équipe peut prendre en charge un message, le remettre en file, le transférer à un collègue ou à une autre équipe, ou l'escalader. Votre entreprise sait toujours qui traite actuellement chaque message.
• Le statut des messages en un coup d'œilChaque message possède un statut : nouveau, pris en charge, en cours, en attente ou résolu. Un simple coup d'œil à la file d'attente permet de voir ce qui est activement traité et ce qui est en suspens — par exemple dans l'attente d'une réponse du client.
• Traçabilité complète des transfertsL'historique enregistre qui a transféré un message, à qui et à quelle équipe. Les chefs d'équipe voient immédiatement où le traitement d'une demande client a pris du retard.
• Confiez toute la conversation à un seul interlocuteurVous pouvez attribuer un fil de discussion entier à une seule personne, et pas uniquement un message isolé. Lors d'échanges prolongés, le client a toujours affaire à l'interlocuteur qui maîtrise tout le contexte depuis le début.
• Remplacement pendant les congésDéléguez l'intégralité d'une boîte de réception ou une sélection de dossiers à un utilisateur ou à une équipe avec une date de début et de fin. Le courrier continue d'être traité pendant votre absence sans que personne ait à partager ses identifiants.
• Révoquez une délégation à tout momentVous pouvez révoquer une délégation à tout moment, et le système enregistre l'auteur de la révocation. L'accès à la boîte de réception reste sous contrôle et vérifiable à tout instant.
• Accès sur demande, jamais automatiqueToute personne qui voit un message verrouillé dans l'historique d'un client peut demander à y accéder. La demande est approuvée ou refusée, garantissant qu'aucun message n'est ouvert sans la décision d'une personne autorisée.
• Partagez un message en lecture seuleVous pouvez partager un message via un lien en lecture seule. Toute personne qui l'ouvre peut lire le message, mais ne peut pas créer un nouveau lien à partir de celui-ci. Mettez un collègue dans la boucle sans ouvrir toute votre boîte de réception.
• Accès géré par l'administrateurUn administrateur peut accorder ou révoquer l'accès à une boîte de réception — y compris en ligne de commande si nécessaire. Les changements au sein des équipes sont immédiatement répercutés dans les autorisations sans avoir à solliciter chaque personne individuellement.
• Les 13 fonctionnalités réunies dans un seul module

05Questions fréquentes