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01Finance et comptabilité · module

Factures émises et paiements

Factures, factures d'acompte, avoirs et documents fiscaux de paiement avec numérotation continue

DisponibleRéserver une consultation
  • Facture émise
  • Ligne de facture
  • Facture d'acompte
  • Avoir
  • Document fiscal de paiement reçu
  • Paiement
  • Déduction d'acompte
  • Remise
  • Frais supplémentaires
14
fonctionnalités
9
types d’enregistrements
8
automatisations
2
intégrations et outils IA

02Ce que fait le module

Moins de routine. Plus de valeur.

Dans Draivix, le module des factures émises permet de générer des factures, des factures d'acompte, des avoirs et des documents fiscaux pour les acomptes reçus, tout en suivant l'état de leur règlement. Votre entreprise dispose au même endroit du document, de son numéro issu d'une séquence de numérotation, de l'envoi par e-mail et d'un statut de paiement recalculé après chaque versement.

  • Aucune facture en doubleConvertissez une commande client en facture en une seule étape. Si vous déclenchez à nouveau la conversion par inadvertance, le système renvoie la facture existante au lieu de créer un doublon.
  • Numérotation séquentielle des facturesLors de son émission, chaque facture reçoit un numéro issu d'une séquence déterminée par l'émetteur et la devise. La séquence ne comporte aucune rupture, ce qui évite à votre comptable de devoir chercher des pièces manquantes.
  • Date de fait générateur automatiqueLa date d'exigibilité de la taxe (DUZP tchèque) est renseignée automatiquement sur les factures émises, jusqu'à 14 jours avant la date d'émission. Vous pouvez ajuster cette limite par défaut selon les règles de votre entreprise.
  • Une date d'échéance jamais antérieure à la date d'émissionLe système vérifie que la date d'échéance n'est pas antérieure à la date d'émission, détectant ainsi les erreurs de saisie avant l'envoi de la facture au client.
  • Envoi par e-mail ou impression en un clicEnvoyez la facture en PDF par e-mail, ou émettez-la et imprimez-la à l'aide d'un seul bouton. L'envoi de l'e-mail met automatiquement à jour le statut de la facture, afin que vous sachiez toujours ce qui a déjà été expédié.
  • Paiements manuels et rapprochés avec la banqueEnregistrez un règlement manuellement, cliquez sur le bouton Payé ou laissez le rapprochement bancaire le renseigner automatiquement. Vous suivez tous les paiements au même endroit, quel que soit leur mode de réception.
  • Visualisez exactement ce qui a été régléLes statuts partiellement payé, payé et trop-perçu sont calculés avec précision à partir des paiements enregistrés et des acomptes déduits. Vous n'avez jamais à calculer manuellement le solde restant dû par un client.
  • Des factures d'acompte adaptées à vos processusSur une facture d'acompte, vous définissez si le paiement génère une facture finale, un document fiscal ou les deux. Vous n'avez pas à gérer manuellement l'étape suivante pour chaque acompte.
  • Un document fiscal pour chaque règlementUn document fiscal est généré pour chaque règlement d'acompte, y compris les paiements partiels. Chaque versement dispose de sa propre pièce comptable, évitant à votre comptable de devoir tout reconstituer par la suite.
  • Des avoirs rattachés à la bonne factureCréez un avoir directement depuis une facture pendant que le système vérifie à la fois le client et le régime d'autoliquidation. Vous ne risquez pas de le rattacher par erreur au document d'un autre client ou à un régime fiscal différent.
  • L'annulation préserve l'intégrité de la séquenceVous pouvez annuler une facture, mais un document numéroté ne libère jamais son numéro. Votre séquence de numérotation reste continue et chaque numéro demeure traçable.
  • Reçus d'espèces générés directement depuis la factureLorsqu'un client règle en espèces, vous générez un reçu de caisse directement à partir de la facture sans avoir à ressaisir les informations dans le journal de caisse.
  • E-mails de remerciement et verrouillage des documentsUne fois la facture réglée, un e-mail de remerciement automatique peut être envoyé au client et les documents émis peuvent être verrouillés. Ces deux options sont configurables : activez-les uniquement si votre entreprise en a l'utilité.
  • Performances de facturation sur votre tableau de bordLes widgets du tableau de bord affichent la performance mensuelle, un récapitulatif mensuel des factures ainsi qu'une comparaison annuelle des paiements encaissés. Vous suivez l'évolution de votre facturation sans avoir à construire de rapports personnalisés.

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

  1. Comment une facture est créée

    Vous pouvez créer une facture manuellement, à partir d'une commande client prête à être facturée, ou la faire générer automatiquement selon un calendrier de facturation récurrente. Lors de la conversion d'une commande client, toutes les lignes sont reprises dans une seule facture et la commande est marquée comme facturée. Si vous relancez la conversion par erreur, le système renvoie la facture existante au lieu de créer un doublon.

    Lire en détail

    Une facture reçoit son numéro dès qu'elle quitte le statut de brouillon pour la première fois. Par défaut, un brouillon se voit également attribuer un numéro lorsque vous l'imprimez ou l'envoyez par e-mail. Les numéros sont tirés d'une séquence de numérotation définie selon l'émetteur et la devise, de manière consécutive et sans rupture. Un brouillon annulé avant sa numérotation ne consomme aucun numéro, tandis qu'une facture déjà numérotée conserve le sien même en cas d'annulation.

    La date du fait générateur de la taxe (DUZP selon les règles de la TVA tchèque) est renseignée automatiquement sur les factures émises, au maximum 14 jours avant la date d'émission — un délai que vous pouvez configurer. La date d'échéance ne peut pas être antérieure à la date d'émission. Le taux de TVA tchèque par défaut sur les nouvelles lignes est de 21 %.

  2. Envoi et paiement

    Vous pouvez envoyer une facture au format PDF par e-mail, ou l'émettre et l'imprimer d'un seul clic. Dès l'envoi de l'e-mail, la facture passe automatiquement du statut de brouillon à celui d'envoyée. Les factures transmises par d'autres canaux peuvent être marquées comme envoyées en masse.

    Lire en détail

    Vous enregistrez les règlements manuellement, via le bouton Payé, ou automatiquement grâce au rapprochement des paiements bancaires. Après chaque versement, le système calcule à partir des montants exacts — acomptes déduits compris — si la facture est partiellement payée, payée ou payée en trop. Si vous souhaitez remercier votre client, vous pouvez activer l'envoi automatique d'un e-mail de remerciement dès réception du paiement.

  3. Acomptes et documents fiscaux pour les paiements reçus

    Vous pouvez émettre une facture d'acompte de façon indépendante ou rattachée à une commande client. Cela vous permet de facturer une commande par étapes au moyen d'acomptes, puis d'émettre une facture finale unique à la fin. Sur chaque facture d'acompte, vous définissez l'action déclenchée au moment du règlement : le système peut générer une facture finale, un document fiscal pour le paiement reçu, ou les deux.

    Lire en détail

    Les assujettis à la TVA reçoivent un document fiscal pour chaque paiement d'acompte positif. Chaque règlement partiel donne lieu à son propre document fiscal, et la déduction de l'acompte est ensuite reportée sur la facture finale.

  4. Avoirs, annulations et protection des documents

    Vous créez un avoir directement à partir d'une facture. Lorsque vous l'associez à une facture, le système vérifie que celle-ci a bien été émise et non annulée, qu'elle appartient au même client et qu'elle relève du même régime d'autoliquidation. Tant que l'avoir reste valide, la facture conserve le statut d'avoir émis. L'annulation d'une facture est une opération distincte soumise à confirmation.

    Lire en détail

    Par défaut, une facture émise peut être modifiée par tout utilisateur disposant des droits d'édition. Si vous souhaitez verrouiller les documents émis, vous pouvez activer le mode strict. Les autorisations liées aux factures peuvent également être restreintes aux seuls administrateurs. L'émission d'une facture, la création d'un avoir, l'annulation d'une facture ou l'enregistrement d'un paiement génèrent tous des écritures au grand livre si vous l'utilisez.

04Ce qui s’exécute automatiquement

Des automatisations qui font gagner du temps.

  1. Signalement automatique des factures en retard

    Chaque heure, le système vérifie les dates d'échéance et signale automatiquement les factures échues. Vous voyez immédiatement dans la vue d'ensemble quelles créances requièrent votre attention.

  2. L'envoi sort la facture de l'état de brouillon

    Dès que l'e-mail contenant la facture est expédié, celle-ci passe du statut de brouillon à celui d'envoyée. Vous n'avez pas à modifier le statut manuellement et savez toujours ce qui a été transmis au client.

  3. Les règlements mettent à jour le statut de paiement

    Après chaque règlement, le statut de paiement de la facture ou de la facture d'acompte est recalculé. Le statut du document correspond toujours aux paiements enregistrés dans le système.

  4. Facture finale générée à partir d'un acompte payé

    Lorsqu'une facture d'acompte est réglée, le système génère la facture finale si l'acompte est configuré en ce sens. Vous n'avez ni à surveiller les encaissements ni à créer la facture manuellement.

  5. Document fiscal automatique pour les paiements d'acompte

    À la réception d'un acompte, le système crée un document fiscal correspondant au paiement reçu. Vous n'avez pas à l'émettre manuellement et le règlement dispose immédiatement de son justificatif fiscal.

  6. Écritures au grand livre sans ressaisie

    Lorsque vous utilisez le grand livre, l'émission d'une facture, la création d'un avoir, l'annulation et l'enregistrement d'un paiement génèrent automatiquement les écritures comptables. Personne n'a besoin de saisir deux fois les mêmes données.

  7. Le paiement déclenche les actions de suivi

    Le règlement d'une facture peut déclencher l'envoi d'un e-mail de remerciement ainsi que le calcul des commissions. Les étapes suivantes ne reposent plus sur la mémoire d'un collaborateur.

  8. Règles personnalisées pour le suivi

    Dans le module Automatisation, vous pouvez définir des règles sur mesure — par exemple, créer une tâche pour le responsable du compte dès qu'une facture est payée. Les actions de suivi ne restent jamais uniquement dans la tête de quelqu'un.

Intégrations externes

  • Exportation des factures vers PohodaLe module Pohoda exporte les factures vers le logiciel de comptabilité tchèque STORMWARE Pohoda. Vous émettez vos factures dans Draivix tandis que votre comptable continue de travailler dans son logiciel habituel.
  • Importation et exportation ISDOCLe module AccountingCZ exporte et importe les factures au format de facturation électronique tchèque ISDOC. Vous pouvez échanger des documents sous forme de fichiers avec d'autres systèmes, sans ressaisie manuelle.

05Questions fréquentes

À quel moment une facture reçoit-elle un numéro dans Draivix ?

Lorsqu’elle quitte le statut de brouillon pour la première fois. Par défaut, un brouillon que vous imprimez ou envoyez par e-mail reçoit également un numéro. Ce numéro provient d’une séquence de numérotation continue sans rupture pour l’émetteur et la devise donnés.

L’annulation d’une facture crée-t-elle un trou dans la séquence de numérotation ?

Non. Un brouillon supprimé avant sa numérotation ne consomme pas de numéro, et une facture numérotée conserve son numéro même après annulation.

Le système détecte-t-il automatiquement le paiement d’un client ?

Oui, si votre compte bancaire est connecté. Le paiement est rapproché de la facture et le statut de paiement est recalculé. Sans connexion bancaire, vous enregistrez le paiement manuellement ou cliquez sur le bouton Payé.

Draivix prend-il en charge les factures d’acompte et les documents fiscaux relatifs aux paiements reçus ?

Oui. Sur chaque facture d’acompte, vous choisissez si le paiement génère une facture finale, un document fiscal, ou les deux. Les assujettis à la TVA reçoivent un document fiscal pour chaque versement effectué au titre d’un acompte.

Une facture émise peut-elle encore être modifiée ?

Par défaut, oui, à condition que l’utilisateur dispose des droits de modification. Lorsque vous activez le mode strict, les documents émis sont verrouillés.

06Modules associés

Des modules qui fonctionnent parfaitement ensemble.

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