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01Finance et comptabilité · module

Dossiers de transmission comptable

Archive ZIP mensuelle pour votre comptable : relevés, transactions, factures ISDOC et PDF

DisponibleRéserver une consultation
  • Relevé bancaire
  • Transaction bancaire
  • Facture émise
  • Facture reçue
  • Avoir
10
fonctionnalités
5
types d’enregistrements
1
automatisation
1
intégration et outil IA

02Ce que fait le module

Moins de routine. Plus de valeur.

Le module AccountingOffice compile un dossier mensuel de transmission pour votre comptable externe dans un seul fichier ZIP et indique si les pièces de votre entreprise sont prêtes. Votre comptable reçoit les relevés bancaires, les transactions et les factures dans une arborescence de dossiers fixe que ses outils d’importation peuvent lire directement.

  • Un mois complet dans un seul fichier ZIPVotre comptable reçoit l’intégralité des pièces mensuelles dans un unique fichier ZIP, accompagné d’une synthèse TXT et XLSX à la racine pour savoir exactement ce qu’il contient.
  • Relevés bancaires en deux formatsLes relevés bancaires sont inclus aux formats GPC et PDF, afin que votre comptable puisse à la fois les importer dans son logiciel comptable et les consulter immédiatement.
  • Transactions prêtes à être traitéesVotre comptable reçoit les transactions dans des fichiers XLSX et CSV, prêts pour ses tableurs ou ses outils d’importation sans aucune ressaisie.
  • Factures reçues prêtes pour l’importationLes factures reçues sont incluses au format de facture électronique tchèque ISDOC, ce qui permet à votre comptable de les importer sans saisie manuelle.
  • Documents émis rassemblés au même endroitLe dossier contient les factures émises en ISDOC et PDF ainsi que les avoirs émis en PDF. Votre comptable n’a jamais besoin de vous relancer pour les obtenir séparément.
  • Pièces complémentaires des périodes antérieures séparéesLes pièces complémentaires des périodes précédentes disposent de leur propre dossier dédié dans l’archive, afin que votre comptable voie immédiatement qu’elles ne concernent pas le mois en cours.
  • Structure de dossiers fixeLes dossiers utilisent une arborescence fixe et des noms ASCII sans signes diacritiques, car les outils d’importation comptable s’appuient dessus. Les importations n’échouent jamais à cause d’un dossier renommé.
  • Dossier archivé sur l’enregistrementJoignez le dossier finalisé à un enregistrement dans le système afin de toujours pouvoir vérifier exactement ce qui a été transmis à votre comptable.
  • Suivi des pièces déjà transmises au comptableMarquez les factures du dossier comme envoyées au comptable. Le mois suivant, vous voyez immédiatement quels documents ont déjà été transmis.
  • Statut de préparation sur votre tableau de bordUn widget du tableau de bord affiche le contrôle de complétude client et indique d’un coup d’œil si les pièces de votre entreprise sont prêtes pour le comptable.

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

  1. Contenu du dossier

    L’archive ZIP s’ouvre sur un récapitulatif disponible à la fois en fichier texte brut et en feuille de calcul XLSX. Suivent des dossiers aux noms fixes : relevés bancaires en GPC et PDF, transactions en XLSX et CSV, factures reçues en ISDOC, factures émises en ISDOC et PDF, avoirs émis en PDF et pièces complémentaires des périodes antérieures.

    Lire en détail

    Les noms de dossiers utilisent des caractères ASCII simples sans signes diacritiques et ne changent jamais, car les outils d’importation comptable en dépendent. L’ajout d’un nouveau dossier nécessite une modification du code plutôt qu’un simple ajustement de configuration.

  2. Contrôle de complétude

    Le contrôle de complétude client combine la vérification de l’état du grand livre et les documents de piste d’audit en un seul rapport. Le résultat s’affiche dans un widget du tableau de bord, visible par les utilisateurs disposant des droits de lecture comptable.

  3. Mode de transmission du dossier

    Un administrateur système génère le dossier via une commande serveur ; il n’existe aucun bouton dédié dans l’interface web. Le fichier ZIP obtenu peut être joint à un enregistrement, et toutes les factures qu’il contient peuvent être marquées comme envoyées au comptable.

    Lire en détail

    Vous envoyez le dossier à votre comptable par e-mail ou via une boîte de données tchèque (ISDS). C’est un utilisateur qui déclenche l’envoi. Le module ne modifie aucun chiffre comptable : il enregistre uniquement la pièce jointe et marque les factures incluses comme envoyées.

04Ce qui s’exécute automatiquement

Des automatisations qui font gagner du temps.

  1. Factures envoyées marquées automatiquement

    Lorsqu’un dossier est généré, les factures qu’il contient peuvent être marquées automatiquement comme envoyées au comptable. Vous n’avez pas à les pointer manuellement et votre vue d’ensemble reste exacte.

Intégrations externes

  • Envoi par e-mail ou boîte de données tchèqueEnvoyez le fichier à votre comptable par e-mail ou via une boîte de données tchèque (ISDS). Un utilisateur déclenche l’envoi, ce qui vous permet de toujours savoir ce qui est parti et à quel moment.

05Questions fréquentes

Que reçoit le comptable dans le dossier ?

Une synthèse récapitulative, les relevés bancaires en GPC et PDF, les transactions en XLSX et CSV, les factures reçues en ISDOC, les factures émises en ISDOC et PDF, les avoirs en PDF ainsi que les pièces complémentaires des périodes antérieures.

Pourquoi les noms des dossiers ne peuvent-ils pas être modifiés ?

Les outils d’importation des cabinets comptables s’appuient sur ces noms de dossiers exacts ; c’est pourquoi ils sont fixes et dépourvus de signes diacritiques.

Comment le dossier est-il généré ?

Un administrateur système le génère à l’aide d’une commande serveur. Il peut être joint à un enregistrement, et les factures qu’il contient peuvent être marquées comme envoyées.

Comment transmettre le dossier à mon comptable ?

Envoyez-le par e-mail ou via une boîte de données tchèque (ISDS). L’envoi est déclenché par un utilisateur.

06Modules associés

Des modules qui fonctionnent parfaitement ensemble.

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Nous vous montrerons à quoi pourrait ressembler un système qui prend en charge une partie de ce travail.

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