Aller au contenu
membre du groupeApertiaDraivix

01Finance et comptabilité · module

Archive comptable, audit et Intrastat

Piste d'audit immuable, archive avec durées de conservation et déclarations Intrastat

DisponibleRéserver une consultation
  • Fichier d'archive
  • Événement de piste d'audit
  • Déclaration Intrastat
  • Ligne de déclaration Intrastat
  • Fichier d'export Intrastat
  • Élément de nomenclature Intrastat
13
fonctionnalités
6
types d’enregistrements
3
automatisations
2
intégrations et outils IA

02Ce que fait le module

Moins de routine. Plus de valeur.

Le module AccountingCompliance préserve les pièces justificatives comptables qui ne doivent pas être altérées : une piste d'audit chaînée par hachage, une archive avec durées de conservation et les déclarations Intrastat. Votre entreprise peut prouver ce que le système savait et à quel moment, et démontrer qu'aucun enregistrement n'a été modifié a posteriori.

  • Une piste d'audit inaltérableChaque événement de la piste d'audit comporte une empreinte SHA-256 liée à l'événement précédent. Vous pouvez prouver qu'aucun enregistrement n'a été modifié a posteriori.
  • Toute altération immédiatement localiséeUn contrôle de chaîne recalcule les empreintes et détecte le premier maillon rompu. En cas d'incohérence, vous savez exactement où elle s'est produite.
  • Protection des preuves à trois niveauxLes preuves sont protégées contre la modification et la suppression à trois niveaux : validation à l'enregistrement, droits sans accès en écriture et chaîne de hachage.
  • Fichiers officiels conservés en sécuritéLes fichiers comptables officiels sont archivés avec vérification d'intégrité. Chaque fois que vous en avez besoin, vous avez la certitude qu'ils correspondent à ce que vous aviez stocké à l'origine.
  • Des durées de conservation impossibles à raccourcirLa conservation respecte la durée légale de 10 ans, et de 30 ans pour les fichiers de paie. Vous pouvez la prolonger, mais jamais la raccourcir, afin qu'aucun fichier ne disparaisse avant l'échéance autorisée.
  • Les originaux restent intactsRestaurez un fichier d'archive dans une zone de transit et vérifiez-le. L'original n'est jamais écrasé, ce qui vous permet de travailler sur une copie sans aucun risque.
  • Téléchargements contrôlés par autorisationsLe téléchargement d'un fichier d'archive nécessite une autorisation dédiée. Vous décidez qui est autorisé à télécharger des fichiers comptables depuis le système.
  • Détection rapide des changements de schémasLes schémas officiels EPO, ISDOC, Intrastat et Peppol sont comparés aux empreintes de référence. Vous savez immédiatement lorsqu'une spécification officielle évolue.
  • Nomenclatures Intrastat sous contrôleImportez et vérifiez les nomenclatures Intrastat. Vos déclarations utilisent toujours des valeurs que vous avez validées.
  • Déclarations générées à partir des mouvements d'entrepôtLes déclarations Intrastat sont compilées directement à partir des mouvements d'entrepôt — tant pour les introductions que pour les expéditions de marchandises. Vous n'avez pas à les assembler manuellement à partir de sources distinctes.
  • CSV et XML pour IntrastatExportez les déclarations au format CSV selon la structure 2026 et au format XML INSTAT 3.0. Vous téléversez ensuite manuellement le fichier sur le portail des douanes.
  • Les corrections préservent l'originalLes corrections apportées aux lignes Intrastat sont ajoutées sous forme de nouveaux événements tandis que l'enregistrement d'origine reste intact. Vous pouvez toujours consulter l'historique pour voir ce qui a été déclaré et ce qui a changé.
  • La conformité en un coup d'œilLa vue d'ensemble de la conformité comprend trois widgets de tableau de bord. Vous visualisez l'état des pièces comptables et des contrôles sans avoir à parcourir chaque enregistrement individuellement.

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

  1. Piste d'audit immuable

    Chaque événement de la piste d'audit comporte une empreinte SHA-256 calculée à partir de l'empreinte de l'événement précédent et de son propre contenu. Un contrôle de chaîne recalcule toutes les empreintes et localise précisément le premier endroit où la chaîne a été rompue. Il s'exécute à la demande.

    Lire en détail

    Les fichiers d'archive, les événements de la piste d'audit et les lignes Intrastat sont protégés à trois niveaux : validation à l'enregistrement, droits en lecture seule et chaîne de hachage. Les corrections s'effectuent uniquement par ajout, laissant l'enregistrement d'origine intact.

  2. Archive et durées de conservation

    Les fichiers comptables officiels sont archivés avec un contrôle d'intégrité. La durée de conservation correspond au moins au minimum légal : 30 ans pour les fichiers de paie et 10 ans pour tous les autres. Vous pouvez définir une durée plus longue, jamais plus courte.

    Lire en détail

    Vous restaurez un fichier d'archive dans une zone de transit et le vérifiez. L'original archivé n'est jamais écrasé. Le téléchargement d'une archive nécessite une autorisation distincte. Les contrôles des spécifications officielles comparent les schémas EPO, ISDOC, Intrastat et Peppol aux empreintes de référence.

  3. Intrastat

    Vous importez et vérifiez les nomenclatures Intrastat. La déclaration est compilée à partir des mouvements d'entrepôt marqués pour Intrastat, couvrant à la fois les introductions et les expéditions de marchandises. Les expéditions requièrent le numéro de TVA du partenaire. Les données de réception de marchandises incluses dans une déclaration sont verrouillées automatiquement.

    Lire en détail

    Vous exportez la déclaration au format CSV selon la structure 2026 ou au format XML INSTAT 3.0 et enregistrez la preuve de dépôt. Le fichier est téléversé manuellement sur le portail des douanes. Les corrections de lignes sont ajoutées sous forme de nouveaux événements.

  4. Préparation et vue d'ensemble

    Les contrôles de préparation évaluent si l'entreprise dispose des documents requis pour les opérations comptables réelles et vérifient les outils utilisés lors de la migration des données. La vue d'ensemble de la conformité propose trois widgets de tableau de bord.

04Ce qui s’exécute automatiquement

Des automatisations qui font gagner du temps.

  1. Chaque écriture dans la chaîne

    Chaque entrée écrite dans l'archive ou dans Intrastat ajoute un événement à la chaîne de hachage. Un contrôle de chaîne détecte toute manipulation ultérieure de ces enregistrements.

  2. Verrouillage automatique des réceptions de marchandises

    Dès que les données d'une réception de marchandises entrent dans une déclaration Intrastat, elles sont verrouillées automatiquement. Aucune modification rétroactive d'une réception de marchandises ne peut altérer la déclaration.

  3. Nouveau fichier dans l'archive

    Une règle du module Automatisation avertit le personnel lorsqu'un nouveau fichier d'archive est ajouté. Les membres responsables de l'équipe sont informés immédiatement sans avoir à surveiller l'archive.

Intégrations externes

  • Schémas issus de sources officiellesLors de la vérification des schémas, Draivix s'appuie sur les sources officielles des spécifications EPO, ISDOC, Intrastat et Peppol. Vous pouvez détecter toute modification de spécification par comparaison.
  • Intrastat pour le portail des douanesVous téléversez manuellement le fichier Intrastat sur le portail des douanes. Draivix prépare le fichier pour vous, et vous enregistrez ensuite la preuve de dépôt dans le système.

05Questions fréquentes

Comment Draivix prouve-t-il que personne n'a modifié un enregistrement comptable ?

Chaque événement comporte une empreinte SHA-256 liée à l'événement précédent. Un contrôle de chaîne révèle le premier point exact où la chaîne aurait été rompue.

Combien de temps les fichiers comptables sont-ils conservés ?

Au moins pendant la durée légale de conservation : 10 ans, ou 30 ans pour les fichiers de paie. Vous pouvez définir une durée plus longue, jamais plus courte.

Draivix prépare-t-il la déclaration Intrastat ?

Oui. Il compile le rapport à partir des mouvements de stock et l'exporte au format CSV selon la structure 2026 ou au format XML INSTAT 3.0.

Draivix transmet-il directement la déclaration Intrastat à l'administration des douanes ?

Non. Vous téléversez manuellement le fichier sur le portail des douanes et enregistrez la preuve de soumission dans le système.

06Modules associés

Des modules qui fonctionnent parfaitement ensemble.

Tous les modules dans Finance et comptabilité

Commençons ensemble

Expliquez-nous comment fonctionne votre entreprise.

Nous vous montrerons à quoi pourrait ressembler un système qui prend en charge une partie de ce travail.

Réserver une consultation