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membre du groupeApertiaDraivix

01Finance et comptabilité · module

Devis et commandes

Devis, devis web, commande client et facture dans un flux unique et connecté

DisponibleRéserver une consultation
  • Devis
  • Ligne de devis
  • Devis web
  • Événement de devis web
  • Commande client
  • Ligne de commande
  • Transfert de commande
  • Remise
  • Frais supplémentaires
13
fonctionnalités
9
types d’enregistrements
5
automatisations
2
intégrations et outils IA

02Ce que fait le module

Moins de routine. Plus de valeur.

Dans Draivix, les devis et commandes font passer une affaire du devis à la commande client puis à la facture sans ressaisie. Pour chaque commande, votre équipe suit des statuts distincts pour la livraison, l’installation, la facturation et le paiement.

  • Devis avec variantesAjoutez des articles, des remises et des frais supplémentaires à un devis, et conservez plusieurs variantes sous le devis principal pour présenter facilement différentes options à votre client.
  • Devis envoyés marqués comme présentésExportez un devis au format PDF et envoyez-le. L'envoi le marque automatiquement comme présenté, afin que les commerciaux sachent toujours ce qui a déjà été transmis au client.
  • Acceptation de devis en ligneEnvoyez à votre client un lien vers le devis web qu'il peut accepter en ligne. Vous pouvez révoquer ce lien à tout moment pour garder le contrôle sur ce que voit le client.
  • Maintien à jour de l'opportunité CRMMettez à jour l'opportunité CRM liée directement depuis le devis afin que les commerciaux n'aient jamais à recopier les montants à la main.
  • Conversion d'une sélection de lignes de devis en commandeConvertissez un devis entier en commande ou sélectionnez uniquement certaines lignes. Lorsqu'un client ne commande qu'une partie d'un devis, vous n'avez pas besoin de recréer un document de zéro.
  • Conversion sans ressaisieL'en-tête, les lignes d'articles, les remises, les frais supplémentaires et les pièces jointes sont tous repris en une seule étape. La conversion s'effectue intégralement ou pas du tout, évitant ainsi les commandes à moitié créées.
  • Les achats découlent directement des ventesCréez une commande d'achat fournisseur directement à partir d'un devis ou d'une commande client, sans ressaisir les articles que vous venez de vendre.
  • Étapes claires du cycle de vie des commandesChaque commande passe par la soumission, la confirmation, l'activation et la clôture, et peut être annulée ou rouverte — chacun voit ainsi exactement où elle en est.
  • Statuts de livraison et de paiement distinctsSuivez indépendamment les statuts de livraison, d'installation, de facturation et de paiement sur chaque commande. Vous voyez d'un coup d'œil lorsqu'une commande est livrée mais pas encore payée.
  • Aucune modification écraséeLorsque plusieurs personnes travaillent sur la même commande en même temps, les modifications d'un collègue n'écrasent pas celles d'un autre. Personne ne perd le travail qu'il vient d'enregistrer.
  • Transferts de comptes enregistrés dans l'historiqueTransférez une commande à une autre entreprise ou à un autre responsable avec une entrée permanente dans le journal d'historique, afin de toujours pouvoir retracer qui détenait la commande et où elle a été déplacée.
  • Facturation par étapes via des factures d'acompteFacturez une commande par étapes grâce à des factures d'acompte et clôturez-la avec une facture finale unique. Le client paie progressivement tandis que tous les documents restent liés entre eux.
  • Statut de paiement piloté par les facturesEn option, le statut de paiement d'une commande se met à jour automatiquement à mesure que ses factures sont réglées, permettant aux commerciaux de voir l'état du paiement directement sur la commande.

03Comment ça marche

Comment ça marche étape par étape.

  1. Devis

    Un devis comprend des lignes d’articles, des remises et des frais supplémentaires, et peut regrouper plusieurs variantes sous le devis principal. Il intègre les contacts de facturation et de livraison et s’exporte en PDF. Lorsque vous l’envoyez, son statut passe de brouillon à présenté, ce qui peut également être déclenché lors d’un envoi par e-mail classique.

    Lire en détail

    Vous pouvez générer un lien de devis web pour le client. Lorsqu’il l’accepte en ligne, l’acceptation est enregistrée comme un événement sans modifier le statut du devis. Un lien de devis web peut être révoqué à tout moment et vous pouvez mettre à jour l’opportunité CRM associée directement depuis le devis.

  2. Conversion en commande client

    Vous pouvez convertir un devis présenté ou approuvé en commande client, en totalité ou uniquement pour une sélection de lignes. L'en-tête, les lignes, les remises, les frais supplémentaires et les pièces jointes sont repris, et le statut du devis passe à commandé. La conversion est atomique : elle s'effectue intégralement ou pas du tout.

    Lire en détail

    Une commande peut être rechargée à partir de son devis tant qu'aucune facture ni facture d'acompte n'a été émise pour celle-ci. Vous pouvez également créer une commande d'achat fournisseur directement à partir d'un devis ou d'une commande client.

  3. Gestion des commandes

    Une commande passe par les étapes de soumission, confirmation, activation et clôture, et peut être annulée ou rouverte. En parallèle de son statut principal, elle suit séparément la livraison, l'installation, la facturation (non prête, prête, facturée) et le paiement (impayé, payé, remboursé). Les statuts ne changent que via des actions dédiées et ne peuvent pas être écrasés manuellement.

    Lire en détail

    Lorsque deux personnes modifient la même commande simultanément, les modifications de l'une n'écrasent pas celles de l'autre. Une commande peut être transférée à une autre entreprise ou à un autre responsable, avec une trace complète conservée dans l'historique.

  4. Facturation et paiements des commandes

    Marquez une commande comme prête à facturer et générez la facture correspondante. Avant d'émettre la facture finale, vous pouvez facturer par étapes à l'aide de factures d'acompte. Les paiements peuvent également être enregistrés sur la commande et, si l'option est activée, le statut de paiement de la commande se met à jour automatiquement au fur et à mesure du règlement de ses factures.

    Lire en détail

    Les changements de statut des devis sont publiés sous forme d'événements et peuvent déclencher des règles dans le module Automatisation.

04Ce qui s’exécute automatiquement

Des automatisations qui font gagner du temps.

  1. Statut présenté défini automatiquement

    Lorsque vous envoyez un devis, son statut passe à présenté. En option, cela s'applique également lors de l'envoi par e-mail, afin que le statut reste exact quel que soit le mode d'envoi du devis.

  2. Les devis convertis sont marqués comme commandés

    La conversion d'un devis en commande fait passer le statut du devis à commandé, ce qui vous permet de voir immédiatement quels devis se sont concrétisés.

  3. Mise à jour du statut de facturation lors de l'émission de la facture

    La création d'une facture fait passer le statut de facturation de la commande à facturé. Vous n'avez pas besoin de le marquer manuellement et vous voyez toujours clairement ce qu'il reste à facturer.

  4. Statut de paiement synchronisé avec les factures

    Lorsque l'option est activée, le statut de paiement de la commande reflète en permanence celui de ses factures. Dès qu'une facture est payée, vous n'avez pas à mettre à jour la commande manuellement.

  5. Changement de statut du devis comme déclencheur

    Tout changement de statut d'un devis est publié sous forme d'événement pour les règles du module Automatisation, ce qui vous permet de déclencher des actions de suivi adaptées à votre activité.

Ce que l’agent IA prend en charge

  • Résumé du devis dans le chat

    L'assistant résume un devis spécifique à l'aide de l'outil GetQuoteSnapshotTool. Comme il dispose d'un accès en lecture seule, il ne modifie jamais le devis tout en vous offrant un aperçu rapide sans ouvrir le document.

  • Dernier devis d'une entreprise

    L'assistant recherche et résume le dernier devis d'une entreprise sélectionnée à l'aide de l'outil GetLatestAccountQuoteSnapshotTool. L'accès étant en lecture seule, vous pouvez vérifier en toute sécurité ce que vous avez proposé juste avant une réunion.

Une personne valide dès qu’il s’agit d’argent, d’un client ou d’une exception.

05Questions fréquentes

Un client peut-il accepter un devis en ligne ?

Oui, via un lien de devis web. L'acceptation est enregistrée comme un événement et vous pouvez révoquer le lien à tout moment.

Puis-je convertir seulement une partie d'un devis en commande ?

Oui. Lors de la conversion, vous sélectionnez les lignes d'articles spécifiques que le client a commandées.

Comment savoir à quelle étape se trouve une commande ?

En plus de son statut principal, chaque commande dispose de statuts distincts pour la livraison, l'installation, la facturation et le paiement.

Puis-je facturer une commande par étapes ?

Oui, à l'aide de factures d'acompte. À la fin, vous émettez une facture finale unique reprenant toutes les lignes de la commande.

L'assistant IA peut-il travailler avec les devis ?

Oui. Il peut résumer un devis spécifique ou trouver le dernier devis d'une entreprise donnée. Il dispose d'un accès en lecture seule aux devis.

06Modules associés

Des modules qui fonctionnent parfaitement ensemble.

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Commençons ensemble

Expliquez-nous comment fonctionne votre entreprise.

Nous vous montrerons à quoi pourrait ressembler un système qui prend en charge une partie de ce travail.

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